ナレッジ・ノウハウ蓄積が重要視される理由とおすすめツール5選

基礎知識
  • 自社のナレッジとノウハウを、今後のためにストックしておきたい
  • しかしそこまで蓄積が大切なことなのか?
  • ナレッジ・ノウハウの共有を統合的に進めたい

上記のように考えている担当者は多いのではないでしょうか?ナレッジとノウハウを蓄積および共有することは、当然重要なミッションです。

これは後任が慣れない業務にあたるとき、最適に作業をサポートする大きな要素となります。十分にナレッジとノウハウが蓄積されていれば、企業における生産性も自ずと向上するでしょう。

そこで本記事では以下について解説します。

  • ナレッジ・ノウハウ蓄積が重要な4つの理由と背景
  • おすすめできるナレッジ・ノウハウ蓄積ツール
  • ツールを運用する上でのポイント

企業にとって重要でありながら、その扱いや管理にはひと工夫必要なナレッジ、ノウハウ。これらを適切に管理する方法を知り、必要であればツールも活用していきましょう。

ナレッジ・ノウハウ蓄積が重要視される理由は4つ

多くのノウハウ

ナレッジ・ノウハウ蓄積が重要視される理由は大きく分けて3つ挙げられます。

  • 成果を高められる
  • 属人化を予防する
  • 業務の効率化を図る

これらはいずれも企業にとって重要な要素です。ただしなぜ上記に繋がるかを理解しておかなければ、今後ナレッジとノウハウの適切な運用は進められません。

それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

成果を高められる

ナレッジ蓄積を進める最大の理由は業務の成果が高められることにあります。今までの経験や失敗を知識として企業が知っておけば、あらゆる数字が向上に向かうでしょう。

たとえばテレアポ部門で多くのアポイントメントを獲得する方法が掴めたら、それをナレッジとして集積すれば成果が上がりやすくなります。

この一点だけでも真剣にナレッジやノウハウの蓄積・共有方法について考える価値があるといえるでしょう。

属人化を予防する

ナレッジ蓄積で属人化を予防することが可能です。

そもそも属人化とは、特定の人物だけが作業の進め方を知っている状態を意味します。つまりナレッジが本人の中で蓄積されているものの、会社には共有されていない状態です。

しかしナレッジとノウハウが共有されるような仕組みが作れれば、より多くの情報が全体公開された状態になります。したがって属人化の予防に繋がります。

属人化は企業にとって大きな脅威となり得ますが、ナレッジとノウハウが共有されればこれを防ぎ、業務の標準化を推進することが可能です。

業務の効率化を図ることも可能

ナレッジやノウハウが集積されればそれを共有し、日々の業務を効率化することが可能です。たとえばより生産的な事務処理の方法が見出せたなら、それは他の社員にも周知すべき。

全体がより良い方法で業務を進めるため、結果として効率化されます。ナレッジやノウハウ一つずつは、決して劇的な効果をもたらすものではありません。

しかしこの積み重ねにより、業務は着実に効率化されます。

ただしナレッジ・ノウハウ蓄積の作業が煩雑なことで、むしろ業務が非効率化するケースについて注意しましょう。これをスムーズに実現するには後述するツールの活用などがおすすめです。

何らかの方法でナレッジ・ノウハウの蓄積を最適化して、効率を確保することが重要です。

難しい共有を簡単に!ナレッジ・ノウハウ蓄積ツール5選

ノートとノウハウ

ナレッジ・ノウハウを効率的に蓄積する方がわからないという担当者は多いでしょう。GoogleスプレッドシートやExcelなどで工夫しているものの、今ひとつ機能しないケースも多々見られます。

そこでおすすめしたいのが、ナレッジ・ノウハウ蓄積に主眼を置いた各種ツールの活用です。これを利用すれば、より多くの情報を効率的に収集して、有効に共有できます。

中でも以下5つのナレッジ・ノウハウ蓄積ツールは多くの企業で導入されており、ぜひ優先的に検討したいツールです。

  • Notion(ノーション)
  • Stock(ストック)
  • Slack(スラック)
  • Evernote(エバーノート)
  • Scrapbox(スクラップボックス)

いくつかは聞いたことがある人も多いでしょうが、これらのツールは前評判以上に高い機能性を有しています。

それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

Notion(ノーション)

notion

(引用:Notion)

Notionはもっとも評価の高いナレッジ・ノウハウ蓄積ツールの一つです。わかりやすく言えば、

  • メモ
  • ガントチャート
  • プロジェクト管理
  • Excel

の4つがミックスしたような機能性。

Notionを使うメリットは、ナレッジ・ノウハウを蓄積したあとで、それを踏まえてプロジェクトの管理まで進められること。Notionがひとつあるだけで、蓄積したものをすぐに共有、実施することが可能です。

作成したページにはURLが付与され、これを共有すればナレッジやノウハウを周知できます。またこのページはドラッグとドロップにより、ツール上のフォルダやドライブを移動することが可能であり、整理整頓も容易です。

ただし日本語対応していないことから、英語が苦手な社員にはやや扱いづらい点には注意してください。

Stock(ストック)

stock

(引用:Stock)

Stockはもっとも使いやすいナレッジ蓄積・共有ツール。「ノート機能」が搭載されており、ここにテキストや画像、あるいはPDFファイルなどを残しておくことが可能です。

検索機能も優れており、必要な情報をまるでGoogle検索のような感覚で取り出せるように配慮されています。

余計な機能はほとんどなく、とにかくシンプル。これなら社員に難解な操作を強いる必要はありません。

また「メッセージ機能」では、「ノート機能」でアップしたテーマについて議論することが可能です。ここから新しいナレッジが生まれるかもしれません。

Slack(スラック)

(引用:Slack)

Slackは有名なチャットシステムの一つです。テーマごとにチャットルームを作成できる点が特徴で、つまりナレッジをジャンル分けして蓄積できます。

また参加メンバーは自由にカスタマイズすることが可能。共有すべきこととそうでないことを自在に分けられます。

特にセキュリティの高いナレッジを蓄積したい場合は役立つでしょう。

Slackは単なるチャットルームシステムだと思われがちですが、実はナレッジ・ノウハウ蓄積ツールとしても優秀です。

すでにSlackを導入している企業も多いでしょう。その場合はそのままナレッジ・ノウハウ蓄積ツールとしての役割も与えるのがおすすめです。

Evernote(エバーノート)

evernote

(引用:Evernote)

Evernoteは、権限を与えられたユーザーなら誰でも閲覧・編集できるWiki型のツール。あるいはノート共有型と呼ばれることもあります。

クラウド型のサービスであり、一度登録したナレッジやノウハウは基本的に何があってもバックアップすることが可能です。

さらに共同編集やコメント機能も付随しており、ナレッジやノウハウの情報整理やブラッシュアップもやりやすい点がメリット。

「個人のメモ書き」程度で扱われることが多いEvernoteですが、正しい理解で用いれば優秀なナレッジ・ノウハウ蓄積ツールになり得ます。

さらにEvernoteは多くの社員が知っていて、なおかつ利用したことがあると予想されるため、導入もある程度はスムーズでしょう。

Scrapbox(スクラップボックス)

scrapbox

(引用:Scrapbox)

Scrapboxは、チーム単位でリアルタイムな情報共有を実施するシステムです。

特徴は「タグ」と「リンク」のコマンドが存在すること。タグをつけることで、関連性の高いナレッジとノウハウを区分できます。

またリンクを使うことで、同ジャンルの情報同士を行き来することも可能です。

使用方法がシンプルであり、クリックやボタン一つで、画像やファイル、動画や地図データを添付できます。使い勝手がよく、活用が定着するまでさほど時間はかからないでしょう。

ナレッジ・ノウハウ蓄積・共有を進める上でのポイントと注意点

タブレットとネットワーク

ナレッジ・ノウハウ蓄積とその共有を進める上では、5つの注意点があります。ツールを使えばそれでよい、というわけではない点に注意しましょう。

  • 管理者・担当者を決めておく
  • ツールの利用方法を周知する
  • 蓄積・共有を毎日のタスクとする
  • 蓄積・共有する分野や範囲を決めておく
  • ナレッジとノウハウばかりに依存しない

ここまで注意できていれば、ナレッジやノウハウは過不足なく共有することが可能です。それぞれについて詳しく解説します。

管理者・担当者を決めておく

ナレッジ・ノウハウ蓄積の管理者・担当者を必ず決めておきましょう。

これは、一つのプロジェクトとして数えるにふさわしいほど大きなタスクです。ナレッジとノウハウを蓄積するには、その報告をまとめたり、あるいはツールへ打ち込んだりする手間がかかります。

それを継続するのだから、当然統括するスタッフが必要です。管理者や担当者をアサインし、ナレッジ・ノウハウ蓄積をプロジェクトとして管理しましょう。

ツールの利用方法を周知する

ナレッジ・ノウハウ蓄積ツールを利用する場合は使い方を周知しましょう。せっかく導入したツールが使われなければ、何の意味もありません。

特に新しいツールには抵抗を示す社員も多いものです。しかしナレッジ・ノウハウ蓄積ツールとしても「わかりやすく使用できないと利用者が増えない」という背景から、操作性や視認性には相当な配慮がなされています。

その点を踏まえれば、ツールの基本的な利用方法はさほど難しいものではありません。新しいシステムが苦手な社員にも、丁寧に説明してツールを使えるように配慮しましょう。

蓄積・共有を毎日のタスクとする

ナレッジ・ノウハウ蓄積を毎日のタスクにすれば、収集しやすくなります。業務時間の中でも明確にこの時間を確保するようにしましょう。

もっともシンプルなやり方は終業前にナレッジ・ノウハウをツールへ入力させることです。ツールがなければ日報という形でも問題ありません。

重要な点は少しの時間でも、蓄積・共有の時間を設けること。それを毎日継続すれば、少しずつでも着実にナレッジとノウハウが蓄積されます。

ただしこの作業に多くの時間を割くことが、社員からして受け入れ難い部分も。その点を踏まえればできる限り小さなリソースで実施できるように配慮する必要があります。

蓄積・共有する分野や範囲を決めておく

ナレッジ・ノウハウを蓄積するときは対象となる分野や範囲を決めておきましょう。たとえば「ルート営業と新規営業」といった形です。

ナレッジが蓄積されない以上に、余計なナレッジが蓄積される状態もまた好ましくありません。不要な情報ばかりを共有しても、社員のリソースを無駄に消費するだけです。

蓄積・共有する分野や範囲を決めて、真に必要なナレッジとノウハウが抽出されるように工夫しましょう。

ナレッジとノウハウばかりに依存しない

ナレッジとノウハウを集めて活用することは重要ですが、だからといって依存する状態は理想的ではありません。

ある程度集積されてくると、社員のタスクは単調なルーティンワークに変化しがちです。これは効率化・最適化の側面から見れば、決して悪いことではありません。

しかし単純な仕事が連続する環境が、社員のモチベーションを削ぐことは容易に想像できるでしょう。つまりナレッジとノウハウは集積しつつも、そればかりを信じるのではなく社員自らが考えて動く機会を確保することも重要です。

まとめ:ナレッジの蓄積はプロジェクトとして進める価値がある

ナレッジ アイコン

本記事ではナレッジ・ノウハウ蓄積とおすすめのツールについて解説しました。最後に重要なポイントをもう一度おさらいしておきましょう。

  • ナレッジ・ノウハウ蓄積が重要な理由は、単純に成果が高まるから
  • 属人化を防いだり、業務を効率化したりする部分も重要
  • ナレッジ・ノウハウ蓄積では専用のツールを使うことが効果的
  • ツールの有無にかかわらず、ナレッジ・ノウハウ蓄積を実施するなら管理者のアサインを
  • 蓄積は毎日のタスクとして落とし込み、継続することが大切
  • ナレッジとノウハウの蓄積は重要だが、そればかりに依存せず自らで考えて行動することも大切

あらゆるビジネス活動はいつも首尾よく進められるわけではありません。あらゆる場面で気づきがあり、そして失敗があるはず。

そこから得られた情報は企業にとってナレッジ・ノウハウとなり、今後のビジネス発展を後押しします。これを長期的にやっているか否か、数年後、十数年後に大きな差として現れるでしょう。

ぜひナレッジ・ノウハウ蓄積について、一度真剣に考えてみることを推奨します。

また、ナレッジ蓄積・共有という点ではチャットボットもおすすめです。「さっとFAQ」であれば、Excelデータから簡単にシナリオを作成できる他、ユーザーとの会話履歴からデータ分析ができます。

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