RPAとは業務自動化ツールの1つで、複数のアプリケーションをまたぎ、機能するソフトウェアです。人がパソコンを使い実施する作業を事前に設定された手順に従い実行します。
今回の記事では、RPAの導入を検討する企業の担当者の方向けに、RPAで自動化できる業務内容や各部署における導入事例、各業界でどのようにRPAが活用されているのか解説します。
RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、業務自動化ツールの1つです。複数のアプリケーションを横断して機能する特徴があり、近年の働き方改革や人員不足を解消するために導入を検討する企業が増えています。
RPAは、人間が指示したルールや設定に乗っ取り作業を実行するため、毎日実施される定型の業務や、単純で膨大量の確認作業などをRPAによって自動化させることで、業務の効率化に繋がります。担当者は、業務の品質を低下させることなくコア業務に専念できる点がメリットです。
AIとの違い
AIは、Artificial Intelligenceの略です。人間と同じような人工知能を持つソフトェアを指します。
RPAは自動化するソフトウェアそのものを指すのに対し、AIはRPAの中に組み込まれ、データに基づき判断や作業を実行する機能ということができます。
RPAが活用できる業務
RPAで置き換えられる作業は、毎回の人の判断が必要でないもの、毎回の作業方法が変わらないものという前提があります。この前提の下、置き換えられる作業の特徴として、以下の業務が挙げられます。
- 単純なルーティン業務
- ルールの決まっている業務
- データ化された業務
では、具体的にRPAを活用できる業務にはどのようなものがあるのでしょうか？次の項で各部署別にRPAへ置き換えられる業務の事例について解説します。
各部署におけるRPAの活用事例
RPAは、ほぼ全ての部署で活用できると言っても過言ではありません。それぞれの部署ごとに分けて説明していきます。
事務・バックオフィス
定型業務が日常的に実施される事務やバックオフィスでは、RPAを活用できる場面が多くあります。
受注管理
企業では、受注管理システムを使用している場合も多く、その場合、入力や確認作業などが多く発生します。具体的な一例として、以下のサイクルがあります。
- 個別で対応が必要なものとそうでないものへの振り分け作業
- 特別な対応が必要でないものは受注システムへ投入
- 確認が必要なものは専用のフォルダに振り分けられる
専用フォルダに投入されたものは、担当者が確認します。これにより、受注処理の時間が削減され、特別な対応が必要なものに注力して受注管理ができます。
請求書発行
事務担当者が担うことの多い請求書の発行業務もRPAで自動化できる業務です。
具体的な流れとして、Excelで売上伝票を作成し、指定のフォルダへ保存します。その後、専用ソフトに転記した後、請求書を発行する仕組みを構築できます。これにより、担当者の工数を削減して、ヒューマンエラーやケアレスミスをなくすことができます。
チャットボットとの連携
社内FAQでチャットボットを導入している場合には、RPAと連携する方法がおすすめです。ロボットで問い合わせを受け付け、RPAで該当するURLを案内するように設定します。これにより担当者が手動で該当する資料やURLを収集し返信する作業がなくなります。
勤怠管理・人事評価
人事部署が担当する打刻時間や勤怠の確認は、ルール化されていることが多いため、RPAとの相性が良い業務と言えるでしょう。
過剰労働でないかどうか、従業員ごとに勤務時間を確認したり、人事評価の管理をしたりする業務を自動化することで、大幅な時間と人件費を節約できるでしょう。
交通費の精算
経理部門では、主に交通費の精算をRPAで自動化できます。
- 交通費の金額をチェックする
- 計上された交通費のルートが最適であるかどうかの確認
- 上記の判定の結果を申請通知する
これらの一連の業務をRPAに覚えさせることで、大幅な人件費や時間を削減できるでしょう。
営業などのフロントオフィス
営業などのフロントオフィスでも業務を定型化するように考えることでRPAを活用できます。具体例は以下の通りです。
カスタマーサポートの自動化
顧客からの問い合わせは様々な種類のものがあります。契約に繋がる可能性の高いものから、よくある問い合わせまで、重要度は様々です。これらの管理や振り分けをRPAで自動化することがおすすめです。これにより、重要度の高い問い合わせを見つけ出し、迅速に対応して、新規申し込みに繋がりやすくします。
ターゲットリストの自動作成
ターゲットリストは、顧客情報をリストアップした名簿です。企業や営業内容により、顧客リストや訪問先リストと呼ぶ場合もあります。営業担当者は、このリストを元に営業活動を進めていきます。
営業活動をしやすくするために必要なターゲットリストですが、企業情報をまとめるためのコピペ作業が多く発生し、作成に時間を要することもあります。この企業のリストアップを自動化することで時間短縮を目指せます。営業担当者は、本来の業務内容である営業活動に力を入れることができるでしょう。
与信の自動化
BtoBの営業活動であれば、本契約の際に与信調査が必要です。取引きに際して、信用できる企業であるかどうか調査することから、信用調査とも呼ばれ、対象企業の資産状況や収入状況、経営者の調査まであらゆる観点で実施されます。
与信調査は社内調査や外部調査まで様々な手法があります。社内調査は、検索ベースで実施されることが多くありますが、膨大な時間を必要とするため、RPAで自動化させると良いでしょう。
与信調査と合わせて実施される反社チェックも同様、該当企業が反社会勢力との関わりがないかどうか検索で調査します。その検索結果を保存していく反復的な作業となるため、RPAとの相性が良いと言えるでしょう。
ECサイト・Webサイト
近年需要の高いECサイトや、企業が持つWebサイトの管理業務でもRPAの導入が進んでいます。具体例は以下の通りです。
ECサイトでのステータス更新
ECサイトで商品を発送した場合、購入者のマイページに発送した旨を通知します。この作業をRPAで自動化することで更新の手間を省き、担当者の負担を軽減します。
ECサイトの在庫状況更新
手動で管理されることの多い在庫状況の更新もRPAで自動化が可能です。在庫数の更新だけでなく、受注入力など、データ作成におけるすべての作業を自動化することで単純作業の業務時間を削減し、分析や戦略立案など売り上げ向上のための仕事により多くの時間を割くことができます。
日次レポートの自動作成
ECサイトやポータルサイトを運営する上で、日々のレポートを作成する作業は、多くの時間を費やしている言えるでしょう。各所からデータを抽出してレポートにまとめる作業を自動化させることで業務の効率化に繋がります。
アフィリエイト広告
該当のECサイトやウェブサイトにアフィリエイト広告を掲載しているのであれば、広告のリンクを取得する作業をRPAで自動化できます。担当者は記事の作成や、商品の選定に時間をかけることができ、サイトの充実度を高められるでしょう。
各業界でのRPA活用の事例
次に、各業界でのRPAの導入状況について見ていきましょう。
自治体
各自治体では、近年、RPAの導入が急速に進んでいます。その背景として、総務省がRPAの導入支援を予算化した点が大きく影響しています。
給料支払いや、膨大な報告書の入力・作成の支援、ワンストップ特例申請などがRPA化された主な事例です。RPAの導入で、職員にしかできない仕事により多くの時間を費やせる環境を整える自治体が増えてきています。
東京都葛飾区では、源泉徴収の管理システムにRPAを導入しました。年間で444人分の業務を削減し、事務的なミスもなくなるなど、生産性の向上が見受けられます。
その他にも、神奈川県庁で、通勤手当の管理や、災害時用の職員配備計画をRPAで自動化したり、那覇市で国民健康保険課の納税相談業務を自動化したりする試みが実施されています。
出典：東京都葛飾区、源泉徴収精算にRPAを導入、検証では年間444人日の作業工数を削減
出典：神奈川県、RPAロボで県庁の定型業務を自動化――富士通、大崎コンピュータと共同でRPA導入の実証実験
出典：那覇市様がRPA導入に向けた実証実験をアイティフォーと開始、国民健康保険課の業務効率化を目指す
金融業界
金融業界では、RPAの導入を正式に発表する流れとなっています。特に銀行では伝票処理など、大量の定型的な業務が発生します。そのため、RPAを導入することで多くの人件費や時間を削減できるでしょう。
具体的に自動化できる仕事としては、税務調査向けの提出書類、融資のための稟議書の作成などが挙げられます。
三井住友銀行では、紙帳票をデータ化する作業をRPA導入で自動化し、1500人分の余力を捻出することを目標としています。
出典：三井住友銀行がRPAを200業務に適用へ―大手コンサル4社がUiPathを導入
不動産会社
不動産会社では、毎日実施される物件情報の更新や競合会社のリサーチ、情報収集などをRPAで自動化できます。常に利用する情報サイトがある場合には、そのサイトの必要な部分だけを抜き出してデータを作成し、自社サイトに反映できます。
全国に1140店舗を展開する不動産賃貸仲介店「アパマンショップ」では、空室情報の収集・登録を自動化しました。これにより、一店舗あたり8時間かけていた作業を3時間ほどに短縮することに成功しました。
RPAを導入することでさらなる広範囲での情報収集や、新たな拠点の開拓を実現できるでしょう。
出典：トータルで一万時間を費やしていた物件情報の収集登録作業の効率化を
食品メーカー
食品メーカーでは、各卸業者から届く膨大な販売報告のデータ集計、転記する作業をRPAで自動化できます。数多くの卸先を持つ大手企業では、フォーマットを統一したり、データのルール化をすることが難しく、うまく転記できない問題なども発生しますが、入力内容を特定するようにRPAを構築することで、この問題を解決できます。
主に味噌を生産・販売するマルコメ株式会社は、格卸売企業のPOSデータ収集をする定型業務がありました。一社あたりのデータを取得する時間が20分ほどでしたが、RPAの導入で一社5分に短縮することに成功し、対応時間が70％削減されました。
サッポロビールでも、POSデータのダウンロードをRPAで自動化し、約5700時間の労働時間削減に成功し、担当者は、ひたすらダウンロードを繰り返す作業から解放されました。
出典：RPAの活用で､サッポロビールに年間約1100万円の削減効果
リース会社
リース会社とは、顧客が必要とする設備を長期で貸し出す企業です。リースするものの管理費や手数料から利益を生み出します。そのため、1件の受注に対して、入金などの管理項目が多数存在しており、通常の受注管理よりも複雑です。転記作業なども多いため、この作業をRPAで自動化します。
リース業を始めとした金融サービスを展開するオリックス株式会社では、シンプルな処理作業をRPA化しました。ある業務では、4人が担当していたものをRPA1体でこなせるようになりました。
出典：家庭も仕事も守りたい。社員が自らリーダーとなって推し進めた個を生かす組織づくりの実例
その他にも契約の管理や転記作業などもRPAで構築することで、担当者の負担を軽減することができるでしょう。
RPAの導入は業務の効率化への近道
今回の記事では、RPAの導入を検討する企業の担当者の方向けに、RPAで自動化できる業務内容や各部署における導入事例や、各業界でどのようにRPAが活用されているのかを解説しました。
RPAの導入をご検討の場合には、自社で発生している定型業務や確認作業を各部署から抽出してみることをおすすめします。
株式会社サンソウシステムズでは、社内FAQとしても利用できるチャットボットサービス「さっとFAQ」を提供しています。社内FAQとRPAの連携をご検討の方はぜひご連絡ください。