RPAとは業務自動化ツールの一つで、複数のアプリケーションをまたぎ、機能するソフトウェアです。人間がPC上でおこなう作業を、事前に設定した手順に従い、自動で実行します。
RPAの導入を検討している方のなかには、「RPAでは何ができる？」「RPAを活用した事例が知りたい？」と思う方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、RPAの導入を検討する企業の担当者に向けて、RPAで自動化できる業務内容や各部署における導入事例について解説します。業界別の導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、業務自動化ツールの一つです。複数のアプリケーションを横断して機能する特徴があり、近年の働き方改革や人員不足を解消するために導入を検討する企業が増えています。
RPAは、人間が指示したルールや設定に乗っ取り作業を実行するため、毎日実施される定型の業務や、単純で膨大量の確認作業などをRPAによって自動化させることで、業務の効率化につながります。担当者は、業務の品質を低下させることなく、コア業務に専念できる点がメリットです。
AIとの違い
AIは、Artificial Intelligenceの略であり、人間と同じような人工知能を持ったソフトウェアです。
RPAは自動化するソフトウェアそのものを指すのに対し、AIはRPAの中に組み込まれ、データに基づいて判断や作業をおこなう機能です。
また、RPAとよく比較されるツールとしてチャットボットが挙げられます。RPAとチャットボットの違いについて詳しく知りたい方は、下記のリンクからご確認ください。
RPAが活用できる業務
RPAで置き換えられる作業は、毎回の人の判断が必要でないもの、毎回の作業方法が変わらないものという前提があります。この前提の下、置き換えられる作業の特徴として、以下の業務が挙げられます。
- 単純なルーティン業務
- ルールの決まっている業務
- データ化された業務
では、具体的にRPAを活用できる業務にはどのようなものがあるのでしょうか？次の項で各部署別にRPAへ置き換えられる業務の事例について解説します。
RPAのメリットや他ツールとの違いなど、より詳細を知りたい方は、下記リンクからご覧ください。
各部署におけるRPAの活用事例
RPAは、ほぼすべての部署で活用できると言っても過言ではありません。それぞれの部署ごとに分けて説明していきます。
事務・バックオフィス
定型業務が日常的に実施される事務やバックオフィスでは、RPAを活用できる場面が多くあります。
受注管理
企業では、受注管理システムを使用している場合も多く、その場合、入力や確認作業などが多く発生します。具体的な一例として、以下のサイクルがあります。
- 個別で対応が必要なものとそうでないものへの振り分け作業
- 特別な対応が必要でないものは受注システムへ投入
- 確認が必要なものは専用のフォルダに振り分けられる
専用フォルダに投入されたものは、担当者が確認します。これにより、受注処理の時間が削減され、特別な対応が必要なものに注力して受注管理ができます。
請求書発行
事務担当者が担うことの多い請求書の発行業務もRPAで自動化できる業務です。
具体的な流れとして、Excelで売上伝票を作成し、指定のフォルダへ保存します。そして、専用ソフトに転記した後、請求書を発行する仕組みの構築が可能です。これにより、担当者の工数を削減して、ヒューマンエラーやケアレスミスをなくせます。
チャットボットとの連携
社内FAQでチャットボットを導入している場合には、RPAと連携する方法がおすすめです。ロボットで問い合わせを受け付け、RPAで該当するURLを案内するように設定します。これにより担当者が手動で該当する資料やURLを収集し返信する作業がなくなります。
勤怠管理・人事評価
人事部署が担当する打刻時間や勤怠の確認は、ルール化されていることが多いため、RPAとの相性が良い業務と言えるでしょう。
過剰労働でないかどうか、従業員ごとに勤務時間を確認したり、人事評価の管理をしたりする業務を自動化することで、大幅な時間と人件費を節約できるでしょう。
交通費の精算
経理部門では、主に交通費の精算をRPAで自動化できます。
- 交通費の金額をチェックする
- 計上された交通費のルートが最適であるかどうかの確認
- 上記の判定の結果を申請通知する
これらの一連の業務をRPAに覚えさせることで、大幅な人件費や時間を削減できるでしょう。
営業などのフロントオフィス
営業などのフロントオフィスでも業務を定型化するように考えることでRPAを活用できます。具体例は以下の通りです。
カスタマーサポートの自動化
顧客からの問い合わせはさまざまな種類のものがあります。契約につながる可能性の高いものから、よくある問い合わせまで、重要度はさまざまです。これらの管理や振り分けをRPAで自動化することがおすすめです。これにより、重要度の高い問い合わせを見つけ出し、迅速に対応して、新規申し込みにつながりやすくします。
ターゲットリストの自動作成
ターゲットリストは、顧客情報をリストアップした名簿です。企業や営業内容により、顧客リストや訪問先リストと呼ぶ場合もあります。営業担当者は、このリストを元に営業活動を進めるのが基本です。
営業活動をしやすくするために必要なターゲットリストですが、企業情報をまとめるためのコピペ作業が多く発生し、作成に時間を要することも少なくありません。この企業のリストアップを自動化することで、時間短縮を実現できます。営業担当者は、本来の業務内容である営業活動に注力できるでしょう。
与信の自動化
BtoBの営業活動であれば、本契約の際に与信調査が必要です。取引に際して、信用できる企業であるかどうか調査することから、信用調査とも呼ばれ、対象企業の資産状況や収入状況、経営者の調査まであらゆる観点で実施されます。
与信調査の手法は、社内調査や外部調査までさまざまです。社内調査は多くの場合、検索ベースで実施されます。これには膨大な時間を必要とするため、RPAで自動化させると良いでしょう。
与信調査と合わせて実施される反社チェックも同様に、該当企業が反社会勢力との関わりがないかを検索で調査します。その検索結果を保存していく反復的な作業となるため、RPAとの相性が良いと言えるでしょう。
ほかにも自動化した事例を、下記リンクで紹介しています。顧客対応を自動化するツールも紹介しているので、ぜひご覧ください。
ECサイト・Webサイト
近年需要の高いECサイトや、企業が持つWebサイトの管理業務でもRPAの導入が進んでいます。具体例は以下の通りです。
ECサイトでのステータス更新
ECサイトで商品を発送した場合、購入者のマイページに発送した旨を通知します。この作業をRPAで自動化すると、更新の手間を省き、担当者の負担を軽減します。
ECサイトの在庫状況更新
手動で管理されることの多い在庫状況の更新もRPAで自動化が可能です。在庫数の更新だけでなく、受注入力など、データ作成におけるすべての作業を自動化することで単純作業の業務時間を削減できます。分析や戦略立案など、売上向上のために多くの時間を割けるでしょう。
日次レポートの自動作成
ECサイトやポータルサイトを運営する上で、日々のレポートを作成する作業は、多くの時間を費やしていると言えるでしょう。各所からデータを抽出してレポートにまとめる作業を自動化させることで業務の効率化につながります。
アフィリエイト広告
該当のECサイトやWebサイトにアフィリエイト広告を掲載しているのであれば、広告リンクの取得作業をRPAで自動化できます。担当者は記事の作成や、商品の選定に時間をかけられ、サイトの充実度を高められるでしょう。
各業界でのRPA活用の事例
次に、各業界でのRPAの導入状況について見ていきましょう。
自治体
各自治体では、近年、RPAの導入が急速に進んでいます。その背景として、総務省がRPAの導入支援を予算化した点が大きく影響しています。
給料支払いや、膨大な報告書の入力・作成の支援、ワンストップ特例申請などがRPA化された主な事例です。職員にしかできない仕事により多くの時間を費やせるよう、RPAをはじめとする自動化ツールを導入する自治体が増えてきています。
東京都葛飾区では、源泉徴収の管理システムにRPAを導入しました。年間で444人分の業務を削減し、事務的なミスもなくなるなど、生産性の向上が見受けられます。
そのほかにも、神奈川県庁で、通勤手当の管理や、災害時用の職員配備計画をRPAで自動化したり、那覇市で国民健康保険課の納税相談業務を自動化したりする試みが実施されています。
出典：東京都葛飾区、源泉徴収精算にRPAを導入、検証では年間444人日の作業工数を削減
出典：神奈川県、RPAロボで県庁の定型業務を自動化――富士通、大崎コンピュータと共同でRPA導入の実証実験
出典：那覇市様がRPA導入に向けた実証実験をアイティフォーと開始、国民健康保険課の業務効率化を目指す
金融業界
金融業界では、RPAの導入を正式に発表する流れとなっています。特に銀行では伝票処理など、大量の定型的な業務が発生します。そのため、RPAを導入することで多くの人件費や時間を削減できるでしょう。
具体的に自動化できる仕事としては、税務調査向けの提出書類、融資のための稟議書作成などが挙げられます。
三井住友銀行では、紙帳票のデータ化をRPA導入で自動化し、1500人分の余力捻出を目標としています。
出典：三井住友銀行がRPAを200業務に適用へ―大手コンサル4社がUiPathを導入
不動産業界
不動産会社では、毎日実施される物件情報の更新や競合会社のリサーチ、情報収集などをRPAで自動化できます。常に利用する情報サイトがある場合には、そのサイトの必要な部分だけを抜き出してデータを作成し、自社サイトに反映できます。
全国に1,043店舗（2021年11月12日時点）を展開する不動産賃貸仲介店「アパマンショップネットワーク」では、空室情報の収集・登録を自動化しました。これにより、一店舗あたり8時間かけていた作業を3時間ほどに短縮することに成功しました。
RPAを導入し、より広範囲での情報収集や、新たな拠点の開拓を実現できるでしょう。
出典：トータルで一万時間を費やしていた物件情報の収集登録作業の効率化を
食品業界
食品メーカーでは、各卸業者から届く膨大な販売報告のデータ集計、転記する作業をRPAで自動化できます。数多くの卸先を持つ大手企業では、フォーマットを統一したり、データをルール化したりすることが難しく、うまく転記できない問題なども発生します。そこで、入力内容を特定するようにRPAを構築すると、この問題の解決が可能です。
主に味噌を生産・販売するマルコメ株式会社は、格卸売企業のPOSデータ収集をする定型業務がありました。一社あたりのデータを取得する時間が20分ほどでしたが、RPAの導入で一社5分に短縮することに成功し、対応時間が70％削減されました。
サッポロビール株式会社でも、POSデータのダウンロードをRPAで自動化し、約5700時間の労働時間削減に成功し、担当者は、ひたすらダウンロードを繰り返す作業から解放されています。
出典：RPAの活用で､サッポロビールに年間約1100万円の削減効果
リース業界
リース会社とは、顧客が必要とする設備を長期で貸し出す企業です。リースするものの管理費や手数料から利益を生み出します。そのため、1件の受注に対して、入金などの管理項目が多数存在しており、通常の受注管理よりも複雑です。転記作業なども多いため、この作業をRPAで自動化します。
リース業をはじめとした金融サービスを展開するオリックス株式会社では、シンプルな処理作業をRPA化しました。ある業務では、4人が担当していたものをRPA1体でこなせるようになりました。
出典：家庭も仕事も守りたい。社員が自らリーダーとなって推し進めた個を生かす組織づくりの実例
そのほかにも契約の管理や転記作業などもRPAで構築することで、担当者の負担を軽減できるでしょう。
RPAの失敗事例
幅広い業界で活躍するRPAですが、導入に失敗した事例もあります。導入を成功させるためにも、あらかじめ失敗事例を把握しておきましょう。
業務プロセスの可視化が不十分
多くの企業では、隣接する部門の業務プロセスを把握していないことも少なくありません。なかには、同じ部門でも、役職の違いや業務の属人化によって、業務プロセスを把握していないこともあります。業務プロセスが可視化されていない状態でRPAを導入する場合、RPAが不得意な業務も自動化してしまい、期待していた効果が得られない場合もあります。
そのため、業務プロセスを細部まで可視化することが大切です。業務プロセスを可視化できれば、RPAに最適な業務を選択して自動化でき、費用対効果を高められます。
経営層と現場で認識の相違がある
経営層が生産性の向上を目的としてRPAを導入しても、現場スタッフの理解不足によって活用が進まないこともよくある失敗事例です。現場では、RPAの必要性を理解していなかったり、自分の仕事が奪われることを懸念していたりなど、導入に批判的なスタッフもいます。
そのため、事前に現場スタッフと面談やヒアリングを実施しましょう。「ルーティンワークや単純作業を効率化し、空いた時間をより重要な業務に充てて、会社全体で生産を高める」など、RPAを導入する意図や目的、メリットなどを理解してもらうことが大切です。
RPAの作業領域を理解していない
RPAの作業領域には限りがあります。RPAで効率化できる作業は、ルーティンワークのような単純作業であり、人間の判断が必要な作業やPC上で完結しない作業への代替はできません。RPAの作業領域への理解度が低いと、想定していた導入効果が得られず、導入が失敗に終わってしまう場合もあります。
例えば大企業で、一部の部署で導入効果が得られたことから、他部署でも導入した結果、同様の効果が得られなかったケースもあります。これは、部門ごとに業務内容が異なることによって発生するケースです。
そのため、RPAがすべての作業に対して代替できるわけではないことを理解しておきましょう。また、RPAに最適な業務内容もあらかじめ把握しておくことが大切です。
メンテナンス時間を考慮していない
RPAは、アプリケーションに関係なくPC上の作業を効率化できます。しかし、各アプリケーションのアップデートなどによって、RPAが正常に作動しなくなるケースも少なくありません。
また、業務フローや内容が変更になった際、RPAのシナリオも再度設計が必要です。仮に、業務プロセスが頻繁に変更になる現場では、その都度メンテナンスが必要であるため、多くの時間を費やします。メンテナンスにかかる時間を考慮せずに導入を進めてしまうと、運用を負担に感じてしまい、失敗に終わるケースも少なくありません。
そのため、RPAを導入する場合、メンテナンスにかかる時間の確保が必要であることを把握しておきましょう。
管理体制が構築できていないまま運用してしまう
RPAを導入する際、運用やメンテナンスをおこなう担当者の選任が必要不可欠です。
担当者がいなかったり、使いにくいRPAツールを選択したりした場合、野良ロボット（管理されていないRPA）の発生にもつながります。野良ロボットは、バックグラウンドで不本意に作動し、業務を停止させる可能性もあるため、注意が必要です。
場合によっては、会社全体の業務を停止させることもあります。そのため、担当者を複数人選任して、管理体制を整えておくなどの対策が重要と言えます。
RPA導入時の注意点
RPAを導入する際、失敗を防ぐためにもいくつかのポイントに注意が必要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。
RPAを導入する目的を明確にする
RPAを導入して、自社が解決したい課題や達成したい目標など、目的を明確にする必要があります。目的が明確でないままRPAを導入すると、期待していた導入効果が得られないだけでなく、野良ロボットの発生にもつながります。
また、目的を明確にしたら、社内への共有も欠かせません。導入メリットや実際に運用した場合の業務イメージも伝達しておくと、現場スタッフからの協力が得られやすくなります。
目標設定と効果測定をおこなう
導入目的を明確にしたら、具体的な目標設定が必要です。どの程度業務を効率化したいのか、具体的な数値にまで落とし込んで目標を定めましょう。
目標が定まり、運用が始まったら、その目標にどれだけ近づけたのか、効果測定をおこないます。目標によって異なりますが、RPAの一般的な効果測定の項目は、以下の通りです。
- 導入前と導入後の業務時間の差異
- 自動化によって空いた時間でおこなった他業務の利益
- 従業員満足度
運用を進めるなかでこれらを確認し、改善点を見つけ出します。改善点に気付けなければ、導入に失敗することもあるため、継続してPDCAサイクルを回しましょう。
メンテナンスに必要なリソースを確保しておく
RPAを導入する際は、メンテナンスに必要な人員や時間を確保しておく必要があります。特に複数のアプリケーションを活用している場合は、各アプリケーションのバージョンがアップする度に、メンナンスをおこなう必要があります。また、業務フローが頻繁に変更される場合も同様です。
RPAのメンテナンスには、多くの時間を必要とするケースも少なくありません。そのため、RPA専属の担当者を選任し、必要に応じて人員を増やしましょう。メンテナンスに必要なリソースを確保しておくことで、RPAが正常に作動する環境を維持できます。
RPAの運用ルールを設定する
RPAの運用ルールが明確になっていない場合、期待している導入効果が得られないことも少なくありません。5W1Hを意識し、明確に定めることが大切です。
また、RPAツールに詳しい人材を運用担当に配置することで、運用する体制が整いやすいでしょう。RPAツールの知識がある人材を中心に運用し、増員すれば、RPAの対応範囲を拡大したり、より効率の高い仕組みを構築したりできます。
RPAの対応範囲を決める
RPAを導入する際、PRAの対応範囲を決めることが大切です。そのためにも、業務プロセスが整理され、可視化されている必要があります。業務プロセスに無駄があったり、可視化されていなかったりすると、RPAを導入した際に、思うように効率化できない可能性があります。
RPAに最適な対応範囲を決めるためにも、現在の業務プロセスは正しいか、無駄なないかを確認し、必要に応じて整理しましょう。
テスト運用を実施する
RPAを導入してすぐに運用を始めようとすると、トラブルが発生した際に、業務に支障をきたす可能性があります。仮に複数の部門で一気に運用をスタートしてしまうと、トラブルが発生した際に、会社全体で大きな影響を及ぼす可能性も少なくありません。
そのため、まずはテスト運用を実施しましょう。テスト運用では、自社業務とRPAツールとの相性や正常に自動化できているかなどを確認します。テスト運用の段階で、RPAを運用する人員に向けたマニュアル作成などもおこない、運用開始に向けて環境整備を進めておきましょう。
RPAの導入は業務の効率化への近道
今回の記事では、RPAの導入を検討する企業の担当者の方向けに、RPAで自動化できる業務内容や各部署における導入事例や、各業界でどのようにRPAが活用されているのかを解説しました。
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