業務手順を統一した上で会社としての業務を効率的に進めようと思えば、マニュアルが必要になってくるでしょう。
ですがマニュアルを作ろうとすると、作成手順がわからずに手間や時間がかかってしまうこともよくあります。そんなときに便利なのがマニュアル作成ツールです。
本記事では、ツールの導入を検討している方のために、マニュアル作成ツールの導入メリットや選び方について紹介していきます。
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成を手助けする機能を備えたソフトウェアのことを指します。
WordやPowerPointなどで業務マニュアルを作成しようと思えば、かなりの手間と時間がかかってしまいます。その上、作成者によって品質に差が出やすいという問題も。
そうした課題を克服するために開発されたものがマニュアル作成ツールです。マニュアル作成ツールを使用すれば、作成手順の簡略化を図ったり、誰でも高品質な編集を手軽に行ったりできます。
マニュアル作成ツールを導入するメリット
マニュアル作成ツールを駆使すれば、マニュアルに関するさまざまな課題を解決できます。マニュアルを導入する際には「品質の向上」「コスト削減」「情報の共有化が容易」というメリットがあります。詳細を見ていきましょう。
マニュアルの品質向上
マニュアルを作成しても、それがわかりにくいものであれば、想定されている効果をあげることはできません。作成者ごとにマニュアルの様式がバラバラの場合も、読み手の理解を妨げる原因になってしまいます。
マニュアル作成ツールなら、基本フォーマットが用意されています。様式のバラつきを防ぎ、画像や動画を手軽に挿入できる機能を活かせば、さらにわかりやすいマニュアルを作成することが可能です。
コスト削減
マニュアル作成ツールには豊富なテンプレートが用意されています。そのためマニュアルを白紙の状態から作成する必要はありません。そのため、作業時間を大幅に短縮できます。
また、経験の浅い社員であっても質の高いマニュアルがあれば、短期間で必要なスキルを身につけることができます。その結果として人件費が削減され、浮いたリソースをより生産性の高い業務に回すこともできるのです。
情報の共有化が容易
マニュアルというのは一度作ってそれで終わりというわけではありません。
状況の変化に応じて日々改訂・書き足しを行っていく必要があります。しかし、書き足していくたびに各自のファイルを更新するのは大きな負担です。マニュアル作成ツールなら一括管理され、追加された内容は自動更新されていくため共有化も簡単です。
業務マニュアルを作成するための手順
業務マニュアルを作成する際は、あらかじめ手順を確認し、盛り込むべき内容を整理しておくことが大切です。そのための手順を確認しましょう。
マニュアル範囲の決定
まず最初のステップは「マニュアル範囲の決定」です。
マニュアルを作ることになった場合、扱う業務の範囲を明確にする必要があります。
範囲を決めずにマニュアルを作成すると、テーマにブレが生じてしまい、わかりにくい内容に仕上がる可能性があります。範囲をあらかじめ線引きしておくことで、マニュアル・手順書のテーマや内容がすっきりと美しくまとまるでしょう。
範囲を決めたら、担当者それぞれの業務がどこにあたるのかを把握できるようにしておくことが必要です。
従って、マニュアルは時系列に沿って作成しましょう。時系列に沿っていないマニュアルは、見たい情報がなかなか見つからずストレスに繋がる原因になります。
時系列に沿ってページを作成し、読み終わったときに業務が終えられるような構成にすることがポイントです。
マニュアルに記載する範囲の決定は
- どの人に
- どの業務中に
- どのタイミングで
必要なものなのかを整理しておく必要があります。これらのポイントを整理すると自然に範囲の線引きがしやすくなるので意識しましょう。
構成案・目次の決定
マニュアルの骨組みを作り、土台を固めていきます。
構成案や目次を決めずに何となく作成を開始してしまうと、冗長な内容になる恐れがあるので注意が必要です。盛り込むべきことを、紙などにリストアップしていくことがポイントです。
リストアップできたら、その内容を周囲のメンバーに共有することも良いでしょう。周囲の人に見せて様々な意見を求めることで、さらに充実したマニュアルを作成できます。
担当者ごとのタスク分け
次は担当者ごとのタスク分けを行います。例えば、
- メイン担当者
- アシスタント
- 新入社員
というように、関わるメンバーを洗い出し、その人ごとにタスクを整理していきましょう。
そして、業務の流れに沿ってメンバーを振り分け、ページを作成します。担当する業務が混合しないように、この時点でしっかりと振り分けをしておきましょう。
マニュアルの運用と改善
初めから完璧なマニュアルを作成することは、非常に難しいものです。
次は作成したマニュアルを利用する担当者に渡し、実際にその手順に沿って業務を進めてもらいましょう。担当者に具体的な感想を聞いて、早めに少しずつ改善ポイントを探すことが大切です。
少しずつ内容を改善してバージョンアップを図ることで、より理解しやすいマニュアルが完成していきます。
また、マニュアルの改善やメンテナンスは、定期的に行いましょう。
マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールは数多くあります。その中から自社に合うマニュアル作成ツールを選ぶ方法をご紹介します。
マニュアル作成の手間を省く機能の有無
マニュアル作成に付随する業務を、スムーズに手間なく行えるツールを利用すれば、技術や知識を伝えることだけに注力できるようになります。
テンプレート・フォーマット・基本レイアウト機能
ツール側で用意された項目に従って入力していくだけでマニュアルが作成可能です。自動的に体裁が整うため、マニュアル更新の際にレイアウトやデザインの乱れを気にすることなく、画像・文章の差し替えや追加ができます。
画面キャプチャーや説明文の自動取得機能
マニュアル化したい操作を実施するだけで、システムが自動的に必要な画面や動作説明文を取得してくれます。動画として録画して、必要な静止画を抜き出せるタイプもあります。
音声認識による自動字幕生成や翻訳機能
動画を撮影するだけで、システムが自動的に音声認識を行い、字幕を作成してくれます。そのまま翻訳までしてくれるツールもあります。
操作性に問題はないか
どんなに優れた機能を有したツールでも、操作が難しければ使いこなすのは困難です。
特に、ツールを使い慣れてない人が多い会社の場合は、なるべく簡単に操作できるものを選ぶのが無難でしょう。
無料トライアルを提供しているサービスも多いので、実際に利用して確認してみることがおすすめです。
サポートは充実しているか
導入前や導入後のサポートの充実具合も、重要な選定ポイントのひとつです。主なサポート内容としては
- 導入前に操作方法についてのレクチャーが受けられる
- 定期的に実践セミナーが開催される
- 電話やメールによる問い合わせを年中無休で受け付けている
などが挙げられます。これらのサポートが一通り揃っていれば、安心してサービスを利用することができるでしょう。
無料で使えるマニュアル作成ツール
ここからは無料で使えるマニュアル作成ツールを紹介します。
welog（ウィーログ）
welogは、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで組織の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。全てのプランは初期費用0円で始められ、1,300社以上の導入実績があります。
会議の議事録や業務マニュアル、日報といったドキュメントの記録・共有・活用に特化したクラウドツールです。チームにおける状況把握の円滑化・情報伝達の効率化・ノウハウの蓄積などをサポートします。
最大10ユーザーまで無料の「フリープラン」は、チームやプロジェクトのリーダーに大変好評です。
tebiki（テビキ）
tebikiは、現場スタッフが動画マニュアルをかんたんに作成できる新人教育システムです。普段のOJTを動画に撮るだけで、字幕も翻訳もシステムが自動生成。紙マニュアルの「伝わらない」を解決します。正しい／間違い／強調など、動画への図形挿入も簡単で、伝わる動画マニュアルの作り方がすぐわかります。
100カ国を超える言語対応の自動翻訳で外国人スタッフ向けマニュアルも作成可能。
言語を選択すれば即座に自動翻訳します。翻訳字幕は編集も可能で、動画と母国語による字幕で、外国人スタッフの理解度を格段に引き上げます。
有料のマニュアル作成ツール
ここからは有料で使えるマニュアル作成ツールを紹介します。
NotePM（ノートピーエム）
NotePMはウィキペディアのように、社員が様々な情報を書き込み蓄積することで、 社内の知りたいことが見つかるツールです。登録企業は5,000社を突破しています。蓄積しやすく、見つけやすい情報共有を実現します。セキュリティ対策や柔軟なアクセス制限機能も特徴です。マニュアルや議事録、設計書、業務ノウハウに至るまでナレッジの蓄積と共有ができる「社内wiki」として利用できます。
今までバラバラに管理されていた情報をNotePMで一元管理するので、欲しい情報に関する
- どこにあるのかわからない
- 探すのが大変
- 誰が知っているのかわからない
といった悩みを解決します。
Webから直感的な操作で簡単に情報共有できるので、手軽に始めやすい点もポイントです。
Dojo（ドージョー）
Dojoは、静的・動的なマニュアル、業務手順書、ｅラーニングコンテンツなどを簡単に作成できるマニュアル＆コンテンツ自動作成ソフトです。Dojoを使うことでマニュアルや教育コンテンツの作成工数を削減し、作成したコンテンツを利用することで教育効果も高められます。
Dojoは特別な操作は不要です。例えばアプリケーションの操作マニュアルを作成するなら、作成者はDojoを開いて普段通りの操作をするだけ。その作業履歴を自動記録し、自由度の高い編集機能で仕上げます。手作業と比較し、最大96％の工数削減を実現します。
作業履歴の活用のほか、動画・写真・パワーポイント・音声の挿入も可能です。アプリケーションや業務引継ぎの手順書といったマニュアル（紙・デジタル）だけでなく、eラーニング教材や製品のデモ動画、シミュレーション型のシステム操作教材、エビデンスの取得に至るまで、Dojoひとつで作成できます。
Teachme Biz（ティーチミービズ）
Teachme Bizは、マニュアルの作成はもちろん、共有して組織に根づく運用まで、誰もが簡単にできるサービスです。Teachme Bizでは、作ったマニュアルを見てもらうための機能が充実。マニュアルをQRコード化して共有したり、マニュアルをタスクとして従業員に配信して実施確認もできるので、伝えやすく、伝わりやすい環境整備が可能です。
作ったマニュアルがちゃんと使われているのか、アクセスログなどで活用状況を分析。マニュアルが根付いているか確認できます。また、よく検索されている単語のマニュアルを増やし、従業員が本当に求めている情報を提供するなど、傾向を分析することで継続的に業務効率化へ繋げることも可能です。
マニュアル作成をより簡単に
マニュアルは、ただの説明書ではなく、業務の生産性向上を実現する上で非常に重要な役割を果たします。この点を活かすには組織で方針や作成ルールを明確にしてから、統一したマニュアルを作成することが求められます。また、マニュアルを最大限活用するためにも、作って終わりではなく、運用しながら適宜改善していくことが重要です。
自社で求めるマニュアルがどのようなものかを考えながら、導入すべきマニュアル作成ツールを探してみてください。
そのためには自社の実情に合ったツールを選別することが大切です。それぞれのマニュアル作成ツールの特徴をよく理解したうえで、自社にとって最適なツールを選ぶようにしましょう。