バックオフィス業務の自動化とは?活用ツールやポイントを紹介

基礎知識

バックオフィスとは、顧客やユーザーと直接的に関わる営業や顧客対応などのフロントオフィスのバックアップを担う部署です。

直接的な売上げを上げたり、目標を達成したりするフロントオフィスと比べると、目立つ部署ではありません。そのため、担当している従業員が、日々どのように業務を進めているのか見えづらくなります。他の人には見えないところで大きな負担を感じているかもしれません。

こうした中、最近ではバックオフィスの負担を軽減するために、自動化を進める企業が増えています。

今回の記事では、これからバックオフィスの自動化を進める企業の方へ向けて、バックオフィス業務の中でどの業務が自動化しやすいのか解説し、そのためのツール等を紹介します。

バックオフィスとは?

バックオフィスとは、顧客に関わらない人事や総務、経理などの職種を指します。

バックオフィスは、営業や顧客対応などをおこなうフロントオフィスに比べて直接的に利益を生み出すわけではありません。企業の中では、フロントオフィスに焦点が当たりがちです。しかし、企業の根幹を担っているバックオフィスなしでは成り立たない場面がたくさんあり、縁の下の力持ちと言えるでしょう。

バックオフィスを強化することで企業が持つ資源を最大限に生かし、業務効率の改善や売上げアップなどに繋がります。

バックオフィスに該当する部門

バックオフィスに該当する部門にはさまざまなものがあります。以下で該当する部署とその業務についてまとめました。

  • 人事:採用や勤怠管理などの労務に関すること
  • 経理:会計や予算管理、資産運用などの財務に関すること
  • 法務:契約などの法律やコンプライアンスに関わること
  • 総務:社内行事の運営や社内設備、備品に関すること
  • 情報システム:社内システムの構築や運用、セキュリティに関すること

企業では、バックオフィス専任の人員を配置していることが一般的です。しかし、ベンチャーなどの中小企業では、フロントオフィスと兼任していることもあり、形態は企業により異なります。

バックオフィスの自動化を目指すべき背景

バックオフィスは、他部署と協力して実施する業務や、上長の確認や許可を待つことも多くあり、日々様々な業務を並行しながら進める部署です。そのため、バックオフィスを運営する上で、業務が円滑に進まないという問題はよく起こります。

それに加え、定期的な業務から、社内での問い合わせなど、担当者に大きな負担がかかることも多く、慢性的な人手不足に陥っています。人手不足やバックオフィス担当者の業務負担の増加は、業務の質の低下を招きます。

バックオフィスの業務は、単調な作業も多いですが、これらをミスなく正確にこなす能力が求められるとも言えるでしょう。さらに時として、締め切りに間に合わせるため、スピーディーに仕事を完了させることも求められます。このことから、担当者の体力的な負担だけでなく、精神的な負担も大きくなってしまうと言えます。

このような背景を持つバックオフィスの中で、自動化するべき業務には、何があるのでしょうか?次の項で自動化するためのツールを紹介します。自社でどの業務が自動化できるのか考えてみましょう。

バックオフィスを自動化するためのツール

バックオフィスは、アナログに管理されている部分が多く、自動化の余地が多くあります。そのためのツールもたくさんあるため、自社の予算や状況、背景を見極めて見合うものを選ぶことが大切です。

  • チャットボット
  • クラウドサービス
  • iPaaS
  • RPA
  • 経費精算ツール

今回紹介するのは以上の5つです。1つずつ詳しく見ていきましょう。

チャットボット

チャットボットは、自動的にチャットによる会話をしてくれるシステムです。Webサイト内で顧客やユーザー向けに使われているのを見かけることも多いと思いますが、社内の問い合わせに使用する企業も多くあります。

チャットボットを導入することにより、FAQを作成して社内の問い合わせを自動化できるメリットがあります。社内の問い合わせやそれに対する手続きはバックオフィス担当者の時間を大きく割いてしまい、それまで進めていた業務を中断しなければなりません。これにより様々な業務の進行に支障が出てしまうのも事実です。

チャットボットを導入することで、従業員たちはチャット内に疑問点を打ち込んだり、選択していくだけで疑問や問題を解決できます。即座に問題が解決されるため業務の進行が滞ることもありません。

クラウドサービス

クラウドサービスは、インターネット経由で使用するサービスの総称です。ネット環境下で利用するサービスなので、システムを使用するためのソフトやハードウェアを準備する必要はありません。初期投資や設定のための時間を短縮できる点がメリットです。

バックオフィスを自動化するためのクラウドサービスには、様々なものがあります。自社に合うクラウドサービスを探してみましょう。

iPaaS

iPaasは、システム連携のプラットフォームです。複数のシステムをまたぐ業務をプログラミング技術がなくても実施することができます。具体的に接続する方法は、各システムが持つAPIというソフトウェアの一部を共有する仕組みを使用し、それぞれを繋いでいきます。

RPA

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、人間がやっていた単純な業務をロボットに記憶させて、作業を自動化するシステムです。

単純なのに重要である確認作業や、定期的な作業をRPAに担当させることで、担当者の負担軽減だけでなく、人的なミスをも防ぎます。さらに、人の手でやると膨大な時間がかかる作業もRPAで自動化し、短時間で実施することが可能です。

経費精算ツール

経費精算ツールは、交通費の計算や確認を自動化します。従業員の交通系ICカードと経費精算ツールを連携することで、従業員の交通費を個々に自動計算してくれます。

バックオフィスの担当者は、経費精算の際にツールで確認するだけで精算業務を進められます。

従業員も毎月の交通費をまとめて報告する手間が省けるため、会社全体の効率化になるでしょう。

バックオフィスで自動化できる作業

次にバックオフィスの作業の中で自動化しやすい作業を紹介します。紹介するのは以下の項目です。

  • データの転機・転換
  • 定期チェック
  • ファイルの移動
  • 人事評価
  • 勤怠管理
  • 帳票処理
  • 給与管理
  • 採用管理

データの転機・転換

データの転機・転換は、規則的な作業であることが多いため、自動化に適した作業と言えるでしょう。

具体的には、SFA(営業支援システム)からCRA(顧客管理システム)、CRA(顧客管理システム)からExcelなど、データを変換したり、別のソフトへ移行する作業を指します。

定期チェック

各種書類を承認する作業や、申請など、定期的な確認が発生する作業を指します。特に、システム担当者しか確認できない情報をリマインド機能などで自動化し、担当者の負担を軽減する点が大きなメリットといえます。

ファイルの移動

例えば、メールに添付されて届いた請求書や報告書を自動的に指定のファイルに保存する機能を指します。さらに、保存されたデータやファイルを移動する作業なども自動化に適しています。

ファイルの移動は、複数のシステムを横断するため、人の手で実施すると、膨大な時間がかかります。ケアレスミスも発生しやすくなるため、自動化を検討してみましょう。

人事評価

人事評価は、制度を自動化させることで公平な人事評価を実施します。人事評価は、従業員のモチベーションを大きく左右する事項です。目標や進歩管理、評価スキームなどを自動化して従業員が納得できる人事評価の仕組みを作ることで適切な評価システムを作成できます。

勤怠管理

タイムカードなどで管理する勤怠管理は、手作業で進めたり、人が確認すると時間がかかってしまいます。勤怠管理のデータ入力や確認作業を自動化することで時間を大幅に削減できるでしょう。

帳票処理

オフィスで扱う帳票は、請求書や納品書出入金の伝票、仕訳表など様々なものがあります。これらを紙ベースで扱うと膨大な量となり、整理する時間や必要な書類を探すことにも時間がかかってしまいます。

現在では、オフィスのツールを使えば、ほぼすべての帳票類を電子化できます。書類の処理や管理を簡単にできるようになり、大幅な時間の短縮になります。

給与管理

給与計算は、勤怠データからの給料計算だけでなく、それに伴う帳簿の作成や税金、社会保険の納付なども含まれます。給与計算のミスは絶対的にあってはなりません。そのため、確認作業を何度も繰り返し、多くの時間を費やしていることが多いのも事実です。専用のソフトを使用すれば、給与計算の多くの範囲を自動化できるでしょう。

採用管理

人員の採用は、今後の企業の行く末を大きく左右するため、とても重要です。そのため、採用ページの作成や、応募書類の確認、選考作業など、担当者の負担も大きくなります。

進捗状況別のステータス管理や、送信メールを自動化できれば、担当者の負担が大きく減り、選考作業に多くの力を掛けることができます。これにより、良い人員の採用にも繋がるでしょう。

バックオフィスを自動化するメリットとは?

バックオフィスを自動化するメリットは様々なものがありますが大きく分けて以下の4つがあります。

  1. 人的ミスの防止
  2. コスト削減
  3. モチベーション向上
  4. 生産性向上

詳しく見ていきましょう。

人的ミスの防止

1つ目は人的ミスの防止です。人が作業する以上、ケアレスミスやその日の体調によりミスしてしまう可能性があります。

人でなくてもできる単純な作業を自動化することで人的ミスを防止して、ミスによって起こる時間的なロスや人員を削減することができるでしょう。

データ集計や転機、チェック作業など人的ミスの起こりやすい作業を自動化することをおすすめします。

コスト削減

コストの削減は、バックオフィスの自動化の中でも大きなメリットです。これまで人員を割いていた部分のコストを削減できます。

これまで使用していた文書を電子化し、ペーパーレス化を進めることで、人件費だけでなく、印刷用紙やインク、郵送費などのコストも削減できます。

モチベーション向上

バックオフィス業務の傾向として、単純であるが故のミスが多く、そのミスが大きな問題に発展してしまう点にあります。このことからモチベーションが低下してしまうことも多く、人手不足に陥りやすくなります。

バックオフィスを自動化することで、担当者は単調な確認作業から解放され、仕事へのやりがいを見出しやすくなるでしょう。

生産性向上

バックオフィスの自動化は業務の生産性向上にも繋がります。自動化によりこれまでバックオフィスにかけていた人員をフロントオフィスに回すことも可能です。それにより、業務の効率化が進み、よりハイレベルな企業活動に繋がります。

バックオフィスとフロントオフィスを兼任している中小企業であれば、バックオフィス業務の負担を減らし、売上向上や契約率上昇など、より目標達成に近づくでしょう。

バックオフィスを自動化のためのポイント

最後に、バックオフィスを自動化するためのポイントについて紹介します。主なポイントは以下の2つです。

  • 各部署のワークフローを可視化する
  • 自動化する業務の見極め

各部署のワークフローを可視化する

バックオフィスの自動化を考えるなら、まずは各部署のワークフローを可視化することから始めてみましょう。どの部署がどのような問題を抱えているか把握して、自動化できそうな業務を抽出します。これにより、効率的なバックオフィスの自動化を進められます。

自動化する業務の見極め

各部署のワークフローを可視化できたところで、自動化する業務の見極めを実施します。自動化の特性上、膨大で単調な作業や、反復作業、確認作業などが相性の良い業務です。抽出した業務の中で自動化できるものがないかどうか検討してみましょう。

バックオフィスを自動化は業務効率の改善につながる

今回の記事ではバックオフィスにおいて、自動化できる業務やとそのツール、自動化のメリットについて解説しました。

バックオフィスはなくてはならない大切な部署です。自動化することで業務効率は上がり企業全体の大きな利益になります。そのためには、自動化するべき業務やそのためのツールを慎重に検討する必要があります。

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社内の問い合わせ対応に多くの時間を割いているという企業であれば、バックオフィスの業務軽減にも繋がります。課題を感じている方は、お問合せフォームよりお気軽にご連絡ください。

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