グループウェアは業務改善に効果的な製品ですが、その機能やメリットについてご存じでしょうか。グループウェアを導入する際には、どのようなことができるのか、自社に合ったグループウェアはどんなものなのかを理解しておくことが重要です。
そこでこの記事では、グループウェアについて詳しく解説しています。グループウェアの機能やメリット、選ぶ際のポイントを覚えておきましょう。おすすめのグループウェアも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
グループウェアとは
グループウェアとは、複数のユーザーが共有して利用できる、ビジネスに特化したソフトウェアのことです。
Webブラウザやデスクトップアプリケーションを通じて利用され、オフィス内外問わず、また時間や場所を選ばずに利用できます。グループウェアの利用により、グループ内でのタスク管理や情報共有、コミュニケーション、プロジェクト管理などが容易にできるようになります。
企業内のコミュニケーションの効率化、生産性の向上、業務効率化などが期待できるでしょう。
社内SNSとの違い
社内SNSとは、企業内のユーザー同士の交流を目的とした、企業内専用のソーシャルネットワーキングサービスのことです。
一般的なSNSと同様に、投稿、コメント、グループチャットなどの機能がありますが、企業内限定のプラットフォームとなっているため、情報漏洩などのリスクを軽減できます。
社内SNSは、メッセージを伝えたり、コミュニティを作ったりすることが目的ですが、グループウェアはスケジュール管理やメール機能など、業務支援を目的としています。また、社内SNSは企業全体で利用されることが多いですが、グループウェアは部署ごとやプロジェクト単位で利用されることが一般的です。
SFA（営業支援システム）との違い
SFAはSales Force Automationの略で、営業活動を支援するためのソフトウェアです。
営業活動全般の自動化を目的として開発されており、営業担当者は、顧客情報の管理、商談のトラッキング、営業提案書の作成などを簡単におこなうことが可能です。また、営業活動の見える化、業務効率の向上、顧客リレーションシップ管理（CRM）などにも役立ちます。
さらに、営業担当者による顧客情報の収集や商談の記録などの情報を統合管理することで、営業活動の成功率の向上や顧客満足度向上などが期待できるでしょう。
SFAは営業支援に特化したシステムですが、グループウェアは社内コミュニケーションを効率化するためのシステムであるため、それぞれの役割に違いがあります。
グループウェアの基本的な機能を紹介
グループウェアの利用により、社内コミュニケーションやプロジェクト管理の効率化、情報共有の改善が期待できます。しかし実際に、グループウェアにはどのような機能が備わっているのか疑問に思う方もいるでしょう。
ここでは、グループウェアの基本的な機能を紹介します。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能は、企業内での予定やタスクの管理ができる機能です。
グループウェア内のスケジュールを利用し、自分の予定やタスクを登録できます。また、登録したスケジュールは、グループ全体または特定のユーザーに共有できるため、チームメンバーのスケジュール調整やタスクの調整などが容易になります。
さらに、スケジュールに関連するリマインダー機能も備わっており、予定に関連するタスクの期限や、スケジュールの事前通知も可能です。
スケジュール管理機能を利用すれば、効率的なスケジュール管理が実施でき、チームのタスクやプロジェクトの進捗をもれなく管理できます。
ファイル共有機能
ファイル共有機能は、グループメンバー間でのファイル共有を容易にする機能です。
グループウェア内でファイルをアップロードし、メンバー間でファイルの共有や編集ができます。PDFやExcel、パワーポイントなどのファイルをブラウザ上で共有・閲覧できるため、資料を個別に送付する必要はありません。宛先のアドレス帳も一括管理が可能です。
グループウェアによっては、画像や動画ファイルの共有が可能なものや、アクセス制限やバージョン管理機能が搭載されているものもあります。いつでもどこからでもファイルへアクセスできるため、業務効率化に繋がるでしょう。
プロジェクト管理機能
プロジェクト管理機能は、メンバーのタスクや作業の可視化・管理ができる機能です。
タスク管理機能では、それぞれの進捗率を確認でき、タスクのステータスや進捗、期限などを更新できます。また、タスクに関連する情報の提供やコミュニケーションはグループウェア内でできるため、メンバー間でのコミュニケーションや調整が容易になるでしょう。
グループウェアによっては、タスクの進捗状況をガントチャートで確認でき、プロジェクトの進行度合いを視覚的に把握できるものもあります。進捗率の一覧をパーセンテージで確認できるため、プロジェクト進捗率の比較も可能です。
コミュニケーション機能（チャット・掲示板）
グループウェアには、チャットやWeb会議機能、掲示板などの様々な種類のコミュニケーション機能が搭載されています。
チャット機能では、メールよりもスピード感のあるやり取りができたり、スタンプでリアクションができたりします。また、部署ごとにチームを作り、限定的な人とのコミュニケーションや、個人間でのコミュニケーションも可能です。
Web会議機能は、オンライン会議と呼ばれるもので、ビデオ通話でのコミュニケーションをおこなうものです。画面の共有や、録画機能が備わっているシステムもあります。
掲示板は、社内のお知らせや告知を記載するための機能です。社内のメンバーから気軽に意見をもらいたいときにも活用できるでしょう。
メール配信機能
メール配信機能は、グループウェア経由でメールを送受信できる機能です。Webブラウザ上で利用できるため、様々なデバイスから送信や閲覧ができます。
カスタムテンプレート機能が搭載されているものもあり、 配信するメッセージのテンプレート作成が可能です。また開封率やクリック率など、配信したメッセージに対する反応をトラッキングでき、メッセージの有効性を把握できるため、マーケティングへの利活用もできます。
さらに、配信するメッセージをあらかじめスケジューリングしておけるものもあります。スケジュール配信機能を用いることで、メール送信のタイミングが調整可能です。
メール配信機能の活用で、一斉通知や告知などがスムーズかつ効率的にできるでしょう。
ワークフロー機能
ワークフロー機能を用いることで、タスクのアサイン・承認・順序の決定などを自動化でき、タスクを効率的に管理できます。また、タスクのステータスや進捗状況をリアルタイムで確認することも可能です。
ワークフロー機能の活用により、作業効率の向上やミスの軽減に繋げられるでしょう。また、タスクに関連する情報の一元管理により、情報の整理や検索が容易になります。
さらに、ワークフロー機能は柔軟なカスタマイズも可能です。例えば、特定のタスクに対して承認者を設定でき、通知の設定やフォームのカスタマイズなどもできます。
設備予約機能
設備予約機能は、会議室やプロジェクター、カメラなどの設備を予約できる機能です。
予約のスケジューリングや管理を自動化できるため、予約漏れなどを防げます。また、予約状況をリアルタイムで確認できるため、予約の競合や重複を防ぐことも可能です。グループウェアを利用すれば、オフィスの外からでも設備の予約ができます。
業務で利用するカレンダー上に、一緒に会議室の予約日時を表示させられるため、カレンダーを一目見ただけでその日の会議室の場所と時間が確認できます。カレンダー上に予定が表示されていれば、他の予定とのダブルブッキングを防ぐことも可能です。
グループウェアによっては、招待メールの送信や掲示板への呼びかけができるものもあります。
グループウェアの選定ポイント
グループウェアには様々な種類や機能が搭載されているものがあり、どんなグループウェアを選べばよいか分からないというお悩みをお持ちの方もいるでしょう。
ここでは、グループウェアを選ぶ際のポイントを紹介します。
導入目的を定める
グループウェアの導入にあたり、導入目的を定めることは非常に重要です。導入目的を明確にすることで、グループウェアに期待する利便性や業務の効率化を実現できるかを確認できます。
例えば、グループウェアの導入目的が社員間のコミュニケーションの改善である場合、グループウェア内のチャットやメッセージング機能に重点を置いた選択が望ましいでしょう。
一方、グループウェアの導入目的がプロジェクトのタスク管理や作業効率の向上である場合は、プロジェクト管理ツールやタスク管理機能に重点を置いた選択が望ましいと言えます。
グループウェアを導入した後も、グループウェアの使用状況や効果を確認し、必要に応じて調整や改善をおこなうことも大切です。グループウェアの導入目的を明確にすることで、より効果的な導入結果を得られるでしょう。
利用人数と予算を決める
グループウェアを導入する際には、利用人数と予算が決まっていることが重要です。システムによって費用が異なることはもちろん、利用者数やライセンス数によって費用が変わる場合もあるため、あらかじめ利用規模を把握しておくことで、予算に応じた適切なグループウェアを選ぶことができます。
利用人数が多い場合は、グループウェアの利用により、効率的にコミュニケーションをとれるようになるでしょう。また、仕事のスムーズな進行やタスクの管理ができるようになります。利用人数があまりに少ない場合は、グループウェアの利用により必要以上に費用がかかる可能性があるため、予算と利用人数を事前に決めておくことが大切です。
必要な機能が備わっているか
グループウェアを導入する際に、本当に必要な機能が備わっているかどうかは非常に重要です。グループウェアが組織のワークフローに合っているかどうかも確認する必要があります。
グループウェアの利用により、効率的なコミュニケーションやタスク管理、ファイル管理などが期待できますが、必要な機能が備わっていない場合、期待を実現できず、多くの時間と資源が無駄になってしまうでしょう。
不要な機能が多すぎる場合、使いづらいだけでなく、費用も膨大にかかり、逆効果となることもあります。グループウェアの導入に失敗する例として、操作が難しく社内でグループウェアの利用が浸透しなかった、というケースが多いのも実態です。
そのため、グループウェアを導入する前に、自社にはどのような機能が必要なのかを十分に検討しましょう。
試験導入して操作性を確認する
無料トライアルができるグループウェアは、積極的に試験導入し、操作性を確認してみましょう。
実際に操作してみることで、本当に必要な機能が備わっているかや、使いやすさを確認できます。業務内容や仕事の進め方にマッチしているか、従業員のITリテラシーに合うかなども確認しましょう。
試験導入時には1人だけで操作をするのではなく、複数人で利用してみることがおすすめです。複数人での利用により、画面の見やすさや使いやすさ、必要な機能が本当に揃っているか、などといった意見交換ができます。
試験導入により、システムを評価できるだけでなく、導入度のトラブルを少なく抑えることもできます。導入製品の候補をある程度絞った状態で実際に利用し、使い心地を確認すると良いでしょう。
おすすめのグループウェア
ここでは、おすすめのグループウェアをいくつか紹介します。
それぞれのサービスにより特長が異なるため、どのような機能があるのかを確認し、自社に合ったものを選んでみましょう。
Aipo｜TOWN株式会社
Aipoは、1,800社以上での導入実績があるスケジュール管理に強みを持ったグループウェアです。
ひとつのページでスケジュール管理ができ、予定の繰り返し設定や過去の予定の検索ができます。また、日程調整を自動化でき、予定の重複を防ぐことも可能です。
メンバーと会議室の予約状況を同じ画面で確認できるため、会議室の予約もスムーズにできるほか、会議室の予約が重複した場合はアラートが表示される機能も搭載されています。さらに、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、iCloudカレンダーとの連携もできるため、プライベートの予定も一緒に確認できます。
料金プランは1ユーザーあたり月300円のミニマムプラン、450円のベーシックプラン、700円のプレミアムプランがあり、必要な機能によって選択が可能です。
desknets Neo｜株式会社ネオジャパン
desknets Neoは、中小企業から官公庁まで業種や規模を問わない幅広い導入実績がある、業務改善に役立つ国産グループウェアです。
27もの機能を標準搭載しており、クラウド版とパッケージ版の2種類から選んで導入できます。標準搭載機能の中には、全社・組織別にテレワーク状況のモニタリングができるプレゼンス機能や、お客様の来訪予定を管理できる来訪者管理機能なども搭載されています。また、ファイル管理ができる文書管理機能では、フォルダやファイルごとに細かくアクセス権限の設定が可能です。
クラウド版、スモールライセンス、エンタープライズライセンスと大きく3つの料金体系が用意されています。クラウド版の場合、基本プランは1ユーザーあたり月400円で利用可能です。
J-MOTTOグループウェア｜リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
J-MOTTOグループウェアは、「ITトレンド Good Product」に認定された実績のある、低コストで多様な機能が利用できるグループウェアです。
25の機能が標準搭載されており、拡張機能も有償オプションとして選択できます。基本機能の中には、個人フォルダのようにデータを自分用にストックできるキャビネット機能や、文具やお弁当の予約ができる予約機能など、あると嬉しい機能も搭載されています。
拡張機能では、紙やExcelでの様々な業務を誰でも簡単にWebシステム化できるAppsuiteや、スケジュール機能・ワークフロー機能にジョルダン乗換案内Bizを連携し、交通費や経費精算ができる機能も選択でき、非常に便利です。
利用人数や容量によって料金は変わるため、ホームページを確認し、Webから無料見積もりを依頼することをおすすめします。
Microsoft 365｜ 日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365は、グループウェアのシェア率ナンバーワンを誇る多機能グループウェアです。
オンラインで利用する場合、自動保存機能は常にオンになっているため作業のたびに変更内容が保存されます。また、ファイルの作成・ファイルを開く・ファイルを保存するといった作業は、オフラインでも実施可能です。さらに、自動的に最新版のアップデートが実施されるため、IT管理の手間を大幅に削減できます。
一般法人向けの料金プランは1ユーザー月650円から利用でき、他にも様々な企業向けプランが用意されています。利用人数や会社規模、利用したい機能によって料金プランの選択が変わるため、詳しくはホームページを確認することがおすすめです。
参考記事：グループウェアのシェア・市場規模を解説！一番選ばれている人気サービスは？
WaWa Office｜株式会社アイアットOEC
WaWa Officeは、1,500社以上での導入実績があるクラウド型のグループウェアです。クラウドサービスのため、自社にインターネット環境があれば、サーバーの設置や運用管理をしなくても利用できます。14の機能が搭載されており、低価格で利用できることが特徴です。
操作画面がシンプルで、直感的に操作できる設計になっているため、社内で広く利用したい場合に向いていると言えます。また、SFAやワークフロー、データベースとの連携ができる他、APIを活用すれば他社システムとの連携も可能です。
1ユーザーあたり月400円から利用でき、14日間の無料お試し期間もあるため、検討している方は試験導入されてみてはいかがでしょうか。
Garoon｜サイボウズ株式会社
Garoonは、6,600社・310万人の導入実績があり、カスタマイズがしやすいグループウェアです。
予定をレポートと紐づけることで簡単に議事録の作成ができるマルチレポート機能や、電話の伝言を外出中や離席中のユーザー宛に知らせられる電話メモ機能などの便利な機能が搭載されています。
また、掲示板機能では誰が閲覧したかを確認できたり、表示期間を設定できたりします。さらに、ワークフロー機能には60種類以上のサンプルフォームが用意されており、スマホでも承認が可能です。
導入形式はクラウド版とパッケージ版の2種類があり、契約する人数によって1ユーザーあたりの料金が変わります。30日間の無料お試し利用も可能です。
Zoho Connect｜ゾーホージャパン会社
Zoho Connectは、情報共有や意見交換に役立つクラウド型のグループウェアです。
ソーシャルメディア形式のフィードやチャット機能を備えており、職位を超えた対話ができます。また、スケジュール管理はもちろん、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もできます。
機能を活用すれば、全ての社内コミュニケーションを一元化でき、従業員の一体感を作りだし、企業文化を向上できるでしょう。
最大25ユーザーまでの無料プラン、エンタープライズプラン、アルティメットプランの3種類が用意されており、月間払いもしくは年間払いの選択が可能です。15日間の無料お試しが利用できるため、検討している方は試験導入してみることをおすすめします。
グループウェアを効果的に活用するポイント
「グループウェアを導入しても、社内へ浸透させられるだろうか」「グループウェア効果的に活用したいが、どのようにしたら良いか分からない」といったお悩みをお持ちの場合も多いでしょう。
ここでは、グループウェアを効果的に活用するためのポイントを紹介します。
他のシステムと連携させる
グループウェアを利用すれば単独でも多くのメリットを得られますが、他システムとの連携でより多くのメリットが期待できるでしょう。
例えば、人事・給与システムとの連携で、社員の入退社時に必要な複数の業務依頼申請の自動起票を可能にできます。また、ワークフローシステムと会計システムを連携させることで、会計業務に付随する経費精算や承認作業などを効率化でき、生産性の向上が期待できます。
このように、グループウェアを他システムと連携させることでデータ共有が可能となり、情報が重複せず、効率的なタスク管理が可能です。自社で利用しているシステムと連携できるかの確認も、グループウェアを選ぶ上で重要なポイントと言えます。
マルチデバイスに対応させる
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットは業務に欠かせないアイテムです。そのため、自社で活用しているデバイスに対応しているグループウェアを選ぶことが重要です。
マルチデバイスに対応しているグループウェアの利用により、外出先や出張先でもタスク管理やコミュニケーションをおこなえます。また、情報をタイムリーに共有でき、業務の進捗状況や重要な情報をすぐに確認できます。
マルチデバイスに対応している製品でも、サービスによっては画面の見え方や利便性が異なるため注意が必要です。特に、スマートフォンなどの小さな画面でどのように見えるのか、画面遷移はどのようになされるのかは、使いやすさにも直結する部分であるため、事前の確認が重要と言えます。
従業員に積極的な利用を促す
グループウェアの機能を活用し成果を出すためには、社内で浸透させることが非常に重要です。そのため、導入後は従業員に積極的な利用を促す必要があります。
グループウェアの利用を促進させるためには、どのようなメリットがあるのかを説明し、理解してもらうことが重要です。グループウェアを使いこなすためのトレーニングを実施するのも良いでしょう。
従業員にグループウェアの使い方や機能を理解させ、実際に操作を促し、利用に慣れさせることが有効です。また、利用のタイミングや方法、利用範囲などの利用ポリシーを明確にすれば、従業員に運用の方向性を示せます。
グループウェアを有効活用するならチャットボットの導入がおすすめ
グループウェアの導入を検討している、またはすでに導入済みでもっと活用したいと考えている方には、チャットボットの導入がおすすめです。
企業内で複数のツールを導入している場合、情報が散在し、見落としてしまうことも考えられるでしょう。
チャットボットの中にはグループウェアと連携できるものもあるため、うまく利用すれば、グループウェアをより有効に活用できるようになります。
チャットボットとは
チャットボットとは、問い合わせに自動対応で会話をしてくれる技術のことです。その技術が備わったツールを、チャットボットツールと言います。
チャットボットツールを利用すれば、営業時間外でも、忙しくて対応ができない時にでも、寄せられた問い合わせに無理なく対応ができます。
チャットボットを問い合わせ対応として利用する場合、例えば、カスタマーサポートとして商品やサービスに対する問い合わせに対応したり、社内ヘルプデスクとしてシステムや規則に関する問い合わせに対応したりといった活用方法が考えられます。
本当に人間が対応すべき複雑な問い合わせにのみ担当者が対応すればよくなるため、業務負担が軽減される他、大量の問い合わせにも対応できます。
チャットボットとグループウェアを組み合わせるメリット
チャットボットツールの中には、グループウェアと組み合わせられるものがあります。例えば、ビジネスチャット上にチャットボットを設置すると、必要とする情報に簡単にアクセスできるようになります。
社内で発生する不明点を誰に聞けば良いか、わからない社員もいるでしょう。特に近年ではテレワークも普及し、口頭で気軽に質問や問い合わせができなくなっています。
社内で利用しているグループウェアにチャットボットを組み合わせれば、時間をかけて探さずともすぐにマニュアルなど必要な情報にアクセスできるようになるのです。
株式会社サンソウシステムズでは、「さっとFAQ」というチャットボットを提供しています。専門的な知識がなくても会話データを簡単に作成できる他、シナリオ形式の対話にも対応可能です。
月額1万円から利用でき、コストパフォーマンスに優れている点も魅力です。30日間の無料トライアルも実施していますので、チャットボットが気になった方はぜひ試してみてください。
グループウェアの機能を理解し導入を成功させよう！
グループウェアの導入を検討している場合は、グループウェアにどんな機能があるのかを理解し、自社に合った製品を選びましょう。また、試験導入が可能な場合は、使い心地や機能を試すことをおすすめします。
さらに、グループウェアの利用を浸透させるにはチャットボットの導入もおすすめです。グループウェアを新しく導入した際には、不明点や疑問が多くなり、一つ一つの問い合わせに対応するのは大変です。
弊社サンソウシステムズでは月額1万円からスタートできる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。Excelで簡単に会話データを作成でき、プログラミングなどの知識が無くてもすぐに導入できます。
30日間の無料トライアルもご用意したので、「まずは試しに使ってみたい」という方は、ぜひこの機会に導入をご検討ください。