業務改善をおこなうことで業務の効率性や生産性を上げることができますが、その手順やコツについてご存じでしょうか。業務改善を実施する前に、どのような方法があるのかを知り、自社に合った適切な方法を実施することが重要です。
この記事では、業務改善をおこなう手順や、さまざまなアイデアについて詳しく説明しています。業務改善を成功させるコツや注意点についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
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業務改善とは
業務改善とは、企業の生産性を向上させたり、コスト削減やカスタマーサービスを向上させたりするための施策をおこなうことです。
業務の効率化や生産性の向上は、多くの企業が抱える課題です。業務改善によって、既存業務の問題点やムダを明らかにし、解決していくことで生産性を高めることができます。
業務を改善することは、経営を安定させることにも繋がります。また、効率的な手法やツールを導入することで、作業時間を短縮させ、コストを削減することも可能です。さらに、業務改善をおこなうことで、社員がスムーズかつ効率的にタスクを完了できるようになるため、社員の仕事に対する満足度も向上するでしょう。
業務改善にはさまざまな手法やアプローチ方法があるため、企業によって適切な手段は異なります。さまざまな手法があることを知った上で、自社に合った方法を取り入れましょう。
業務改善をおこなう手順
業務改善をおこなう際は、現状の把握や課題を理解した上で、具体的な改善方法に着手すべきです。業務改善を実施するにあたっておこなうべき一連の流れは以下の通りです。
1.現状を把握する
現状の業務について、問題点や課題を明確にします。担当業務、担当者、作業にかかる時間、必要なスキルを整理し、業務の棚卸をおこないましょう。
2.課題を分析し問題点を洗い出す
現状の業務における課題や問題点を洗い出します。担当者以外は実施できない属人的な業務の有無や、重複している業務、時間がかかりすぎている業務はないかを確認します。
3.計画を立て、解決策を実施する
改善する業務が定まったら、それらの解決策に取り組む具体的な計画を作成しましょう。いつまでに何を、どのようにおこなうのか、無理のない計画を作成することがポイントです。作成した計画に沿って、解決策を実施します。
4.結果を確認し今後の改善点を検討する
解決策を実施した後は、期待通りの結果が出ているか、必ず効果の検証をおこないましょう。検証をおこない、今後の改善に向けたPDCAを回すことが大切です。
業務改善や業務効率化に役立つアイデア
業務改善にはさまざまな方法がありますが、すべてを実施することで効果が出るわけではありません。どのような目的で、何を解決したいのかを決めた上で自社の組織や体制に合った方法を取り入れることが重要です。
ここでは、さまざまな業務改善や業務効率化に役立つアイデアを紹介します。ぜひ自社に合った方法を見つけ、取り入れてみてください。
業務の棚卸をおこない業務を見直す
業務の棚卸とは、日々の業務を洗い出し整理することを指します。組織の中で、いつ・誰が・どんな業務をおこなっているかを、Excelなどにまとめて一覧にし、見える化しましょう。
業務の棚卸をおこない現状の業務を見直すことで、作業が重複しているなどの無駄な業務を明確にできます。一部の担当者への業務負荷の偏りや、品質のムラを発見することも可能です。不要な業務や過剰な業務を見つけ出し、コスト削減や品実向上に繋げることができるでしょう。
また、業務の流れを見直すことで、効率的でスムーズなワークフローを構築できます。さらに、業務の無駄をなくすし、社員のやりがいを高めることもでき、モチベーションの向上が期待できるでしょう。
業務のフローチャートを作成する
業務のフローチャートとは、業務の手順や内容を図式化したものです。業務ごとにフローチャートを作成することで、業務の流れを可視化できます。
業務改善をおこなう中で、業務フローの中にある問題や課題の原因を特定することは非常に重要です。問題点を特定するために、現状の業務の流れや手順、内容をフローチャートとして作成し明確にしましょう。現状の業務のフローチャートが完成したら、そこから問題点を明確にし、業務フローを改善します。
フローチャートを作成することで、複雑な業務内容でも流れを理解できるため、業務効率化に繋がります。また、フローチャートを社内で共有すれば、他部署の関係者との業務連携もスムーズになるでしょう。
マニュアルを整備しクラウドで共有する
業務のマニュアルを整備することで、業務手順を統一させ、工数削減と生産性の向上に繋げることができます。作成したマニュアルをクラウド上で共有すれば、バージョン管理も容易になります。これにより、誤って古いマニュアルを参照するなどのトラブルを防ぎ、全員が最新版のものを確認できるようになり、業務品質を一定に保つことが可能です。
また、マニュアルを整備しておくことで、新人教育の際にもマニュアルを用いた指導ができます。口頭での説明のみではメモの取り忘れや伝え漏れが発生する可能性がありますが、マニュアルとして文字化されたものがあればそのような心配もありません。
さらに、マニュアルをクラウド上で管理する体制を整え、ペーパーレス化することで、紙で印刷する必要がなくなり、大幅なコスト削減にも繋がります。
業務担当者の適正化
従来の業務割り当てを見直し、業務担当者を適正化することで、業務の効率化や社員のモチベーションアップに繋がります。どんな人にも得意不得意があるため、各々の適性を把握しそれに合った業務配置をおこなうことで、個人のパフォーマンスを最大限引き出せるでしょう。
例えば、英語が得意な社員の場合、経理や総務などのバックオフィスではなく、海外とのやりとりが発生するような部署に異動させることで、得意を活かして働くことが可能です。コミュニケーションスキルが高い社員は営業職、分析に強い社員はマーケティング職などのように、各々の適性が発揮できる部署に異動させれば、高いパフォーマンスの発揮が期待できます。
業務の担当を変える場合は、人事担当者や部署の責任者と相談したり、各社員と話し合う場を設けたりする必要があります。会社や部署の状況や各社員の状態に合わせて、少しずつ調整していくことが重要です。
データベースの構築
データベースとは、データを格納・管理・検索するためのシステムのことで、大量のデータを効率よく管理するために使われます。データベースを構築することで、情報の蓄積や整理を自動化でき、作業時間を大幅に短縮できます。また、個別で管理されていた情報を集約しデータベース化することで、データ管理の一元化や情報の共有が可能となり、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、顧客情報や商品マスター、販売データなどをデータベースで管理すれば、情報を効率的に収集、分析、共有できます。必要な情報をすぐに取り出すこともでき、情報を分析したりレポーティングすることも可能です。
データベースの構築は、情報管理者の作業負担を大幅に軽減できるだけでなく、情報の集約にも繋がり、各作業担当者の作業効率や生産性の向上が期待できるでしょう。
アウトソーシングを活用する
アウトソーシングとは、企業が外部の会社に一部の業務やサービスを委託することを指し、外部委託とも呼ばれます。業務の一部を外部の会社に委託することで、コストを削減したり、スキルを持たない業務を専門的な会社に任せたりできるため、自社で無理しておこなうよりも業務の効率化を図ることができるでしょう。
ルーティン作業の場合、自社内でおこなうよりもアウトソーシングに出す方が費用を抑えられる可能性があります。また、自社で新しく人を雇う場合は業務ができるようになるまでの教育コストも必要ですが、アウトソーシングの場合はそのようなコストは不要です。アウトソーシングを活用して、時間や人的なリソースが増えれば、本来取り組むべき業務への注力が可能となり、業務を効率化できます。
アウトソーシングを検討する際は、自社独自の業務なのか、誰がやっても同じ業務なのかを仕分けましょう。どの業務は自社でおこなうべきなのか、どの業務ならばアウトソーシングできるのかを分類することが重要です。
RPAを導入し業務を自動化する
RPAとは、コンピュータープログラムを利用して、人間がおこなうタスクを自動化する技術のことを指します。RPAはさまざまな業界で採用されており、データ入力や文書作成など、反復する作業をおこなう場合によく用いられます。
RPAを導入することで、人間が手作業でおこなっている作業を自動化でき、業務の効率化を実現することが可能です。また、エラーやミスを減らすことができ、品質向上にも繋がります。さらに、AIを搭載した高度なRPAでは単純作業だけでなく、機械学習によりある程度の分析や判断が必要な業務でもおこなうことが可能です。
注意点として、RPAで何ができるかを詳しく知らずに導入してしまうと、導入のために労力がかかりすぎたり、使いこなせずにかえって業務効率が悪くなったりすることもあります。RPAでできることとできないことを理解した上でRPAを導入し、適切な運用フローを作成することで、大きな効果を得られるでしょう。
ツールの導入
最適なツールを導入することで、効率的に業務改善をおこなうことが可能です。ツールの導入が必要な理由として、労働人口の減少やテレワークの普及が挙げられます。
労働人口が減少して人材が不足すると、従来は2人でおこなっていた業務が将来的には1人しか人員を割けないようになることも考えられます。少ない人数で多くの業務をこなすためにも、業務効率化ができるツールの導入は必要です。また、多くの企業でテレワークが普及していることから、離れた場所からでも仕事ができるように、情報共有ツールや、コミュニケーションツールを導入することも重要です。
代表的なツールとして、プロジェクト管理ツールやチャットツールなどが挙げられます。また、業務品質の向上のためにチャットボットツールを導入する企業も増えています。
さまざまなツールがあるため、自社の課題や目的に合ったツールを導入するようにしましょう。
業務改善を成功させるためのポイント
業務改善をおこなうことで、業務の効率化や生産性の向上、コスト削減や社員のモチベーションアップを図ることが可能です。しかし、誤った方法を取り入れてしまうと、業務が煩雑になり従来の目的とは違う結果になってしまう恐れもあります。
ここでは、業務改善を成功させるためのポイントを紹介します。
効率化したい業務を明確にする
業務改善を実施する前に、効率化したい業務を明確にしましょう。まずは現状の業務の全体像を把握し、業務効率が低いと感じる部分や、エラー・ミスが多い部分などの業務における問題点を分析します。
次に、効率化したい業務の優先順位をつけましょう。そうすることで、改善するためのリソースを効率的に分配できます。改善することで得られるメリットや改善にかかるコスト、業務全体に対する影響の大きさなどを観点に優先順位をつけると良いでしょう。また、社員が抱えている問題やニーズも考慮した順位付けをすることで、社員の不満や不便を解消でき、モチベーションアップにも繋がります。
あらかじめ効率化する業務を明確にし、優先順位をつけておくことで、効率よく業務改善を進められます。
マニュアルや資料を統一化する
業務改善を遂行していく中で、マニュアルや資料を統一するよう心がけましょう。
統一された形式で業務マニュアルや資料が提供されることで、誰もがすばやく業務の内容を理解できるようになります。また、内容や表現の一貫性が保たれ、社員が感じる矛盾や混乱を減らすことができます。
新たにマニュアルや資料を作成する際は、文字だけにするのではなく、フローや図表も挿入すると良いでしょう。また、作成後に文章をリライトしたり、レイアウトを変更したりすることで、分かりやすく読みやすいマニュアルを作成できます。
マニュアルや資料の統一化をおこなうことで、社員の業務への理解が早まるだけでなく、作業担当者の混乱を防ぐこともでき、業務効率化や生産性の向上に繋がるでしょう。
働く人に配慮しながら少しずつ進めていく
業務改善を進めていく上で、いままでのやり方を変える場面もあります。しかし、実際に業務をおこなうのは現場の社員です。全体としての業務改善が叶ったとしても、社員にとっては自分の業務のやり方の変化に大きなストレスを感じてしまうこともあるでしょう。業務改善することによる社員への影響や、対策について考えることも重要です。
また、取り入れた解決策のすべてに効果があるとは限りません。そのため、自社に合ったアイデアを実施し、社員の意見もしっかりと聞いた上でPDCAを回していくようにしましょう。風通しの良い職場環境を作ることで、社員の働きやすさも向上します。
実際に働く人に配慮しながら、社員の意見も取り入れ、少しずつ業務改善を進めていくことが大切です。
業務改善や効率化を実施する際の注意点
業務改善をおこなっていく上で、すべての施策に効果があるとは限りません。自社に合わない施策を実施してしまうと、かえって業務が煩雑になったり、量が増えるたりすることもあります。さらに、使いこなせないツールを導入することで、従業員の混乱を招く懸念もあります。
ここでは、業務改善や効率化を実施する際の注意点をいくつか紹介します。
必要な業務まで削減していないか
業務改善にあたり、必要な業務まで削減していないかを注意しましょう。
必要なさそうな業務に思える業務が、実は重要な役割を果たしている業務である可能性もあります。そのような業務を削減してしまうと、業務全体の効率が下がったり、業務が遂行できなくなったりしてしまう恐れもあります。
業務を削減する際は、個々の業務だけを見て業務を削るのではなく、全体への影響も考慮した上で削減するようにしましょう。また、削減することにより業務全体に悪影響が出ないかを事前に確認しておくことも重要です。
業務改善を実施する際は、必要な業務まで削ってしまわないよう、業務フローを作成して本当に不要なのかを考えるようにしましょう。削減して良いか判断が難しい場合は、現場の社員に意見を聞くことも有効です。
手間や工数が増えてしまっていないか
業務を改善しようとして、かえって手間や工数が増えてしまっていないかを確認することも重要です。従来の業務とは異なる方法を採用することで、作業量が増えてしまうこともあるでしょう。
例えば、使い慣れていないツールを導入した場合、最初に作業を覚えるコストが発生することは仕方がありません。しかし、そのツールを使用していくこと自体が、従来よりも運用コストがかかってしまうのであれば本末転倒です。
効率化のためのツールを導入するだけでなく、その後の使用状況や運用コストについて社員からフィードバックを得ることが大切です。
仮に手間やコストが増えてしまった場合、以前の方法に戻すか、新しい業務改善の方法を考えるようにしましょう。
ユーザーの満足度が低下していないか
業務改善をおこなったことで、ユーザー満足度が低下してしまっては意味がありません。
ツールを導入して業務を自動化した場合、使い慣れていないツールの操作でミスが発生することもあるでしょう。また、アウトソーシングに適さない業務を外部委託してしまった場合、提供するサービスの質が下がるリスクが考えられます。サービスの質の低下やミスの頻発は、ユーザーからの不満やクレームに繋がるでしょう。
業務改善のための施策によってミスやクレームが発生し、その対応に余計に時間がかかってしまうようでは、施策を実施した意味がなくなります。
社内の業務効率化を優先したためにユーザー満足度が下がってしまわないよう、業務は常にユーザーファーストで考えることが大切です。
検証と改善を実施できているか
業務改善のための施策を実施した後で、効果を検証し、その後の改善に役立てることが重要です。
施策の振り返りをおこなわなければ、実施した過程で得られた気づきや良かったこと、改善すべきことに気が付きません。また、その施策を実施したことで得られた経験を活かすことも難しいでしょう。
施策の遂行が完了したら、その施策を実施するのにどれだけの工数がかかったか、実施する中でどんな気づきがあったか、実施後にどのような効果があったかを振り返りましょう。プロセスの振り返りと効果の検証をおこなうことで、社員に対しても業務改善の意識づけをおこなうことができます。
業務改善や業務効率化に成功した事例を紹介
実際に業務改善を実施した企業が、どのような状況で何を実施したらうまくいったのかを知りたいという方もいるでしょう。
ここでは、業務改善に成功したいくつかの企業の事例を紹介します。自社の状況に近いものがあれば、実施内容を参考にしてみてください。
チャットボット導入で繁忙期の残業時間削減に成功｜株式会社千成亭風土
株式会社千成亭風土は、滋賀県彦根市でオンラインショップや飲食店を展開している企業です。
注文数が増えることで受注処理が追いつかず、対応の抜け漏れが発生するという課題がありました。また、よくある質問をまとめたページを用意してもなかなか見てもらえず、問い合わせ件数が減らないという問題もありました。
そこで、受注担当者の負担を減らすためにチャットボットツールを導入し、問い合わせを自動化したことで、担当者の負担を大幅に減らすことに成功しています。さらに、繁忙期の残業時間を70時間削減することができ、社員が早い時間に帰宅できるようになりました。
ユーザーとやり取りする機会が一番多い受注担当者の負担を減らすことで、ユーザーに寄り添ったサービスの提供が可能になった事例です。
参照：繁忙期の残業時間が70時間減りました！レポート機能はWebサイトの改善にも役立っています。
RPAの導入で10万時間分の業務を自動化｜ダイキン工業株式会社
ダイキン工業株式会社は、「空調」「化学」「フィルタ」を柱に多彩な製品とサービスを提供している企業です。
家庭向け電化製品を扱っている同社では、繰り返し作業の多いバックオフィス業務があり、それを自動化し生産性を高めたいと考えていました。そこで、年間10万時間の作業をRPA化することを目標にシステムを導入し、導入後約2年で目標に掲げていた年間10万時間の作業の自動化を達成しています。また、入力ミスの削減や属人化の解消、付加価値の高い作業への集中が可能になりました。
RPAシステムの大規模な導入をおこなったことで、さまざまな部門での作業効率化を実現することに成功した事例です。
参照：ダイキンがRPAで年間10万時間を自動化、対象作業で分かる全社展開のコツ
生産管理システムを活用し過去最高益を達成｜株式会社今野製作所
株式会社今野製作所は、油圧機器の製造や販売、板金加工事業などをおこなう従業員数40名ほどの企業です。
2008年のリーマンショックで売上が大幅に落ち込んだことをきっかけに、社内の生産管理システムや情報の共有方法が整っていないことに着目し、改善することを決めました。しかし、すべての生産形態に対応できる生産管理システムがなかったため、生産管理システムの自社開発をおこないました。
1年がかりで業務プロセスの見える化をおこない、生産管理システムの内製化に成功しています。IT化を進めたことで、従来の業務プロセスに内在していた無駄をなくし、見たいときに適切なデータを参照できるようになったことで、全社の生産性が向上しました。
参照：どん底の町工場が手組みの基幹システムでV字回復、過去最高益を出せたワケ
自社にあったアイデアやツールを取り入れ業務改善を成功させよう！
業務改善にはさまざまなアイデアや方法があります。そのため、自社の業務課題や目的に合わせた施策を取り入れることが業務改善の成功に繋がります。また、目的に合ったツールを導入し適切に利用していくことで、業務効率化を図ることも可能です。
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