業務改善をおこなうことで業務の効率性や生産性を上げられますが、その手順やコツについてご存じでしょうか。業務改善を実施する前に、どのような方法があるのかを知り、自社に合った適切な方法を実施することが重要です。
この記事では、業務改善をおこなう手順や、さまざまなアイデアについて詳しく説明しています。業務改善を成功させるコツや注意点についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
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業務改善とは
業務改善とは、企業の生産性を向上させたり、コスト削減やカスタマーサービスを向上させたりするための施策をおこなうことです。
業務の効率化や生産性の向上は、多くの企業が抱える課題です。業務改善によって、既存業務の問題点やムダを明らかにし、解決していくことで生産性を高められます。
業務を改善することは、経営を安定させることにもつながります。また、効率的な手法やツールを導入することで、作業時間を短縮させ、コストを削減することも可能です。さらに、業務改善をおこなうことで、社員がスムーズかつ効率的にタスクを完了できるようになるため、社員の仕事に対する満足度も向上するでしょう。
業務改善にはさまざまな手法やアプローチ方法があるため、企業によって適切な手段は異なります。さまざまな手法があることを知った上で、自社に合った方法を取り入れましょう。
業務改善をおこなう手順
業務改善をおこなう際は、現状の把握や課題を理解した上で、具体的な改善方法に着手すべきです。業務改善を実施するにあたっておこなうべき一連の流れは以下の通りです。
1.現状を把握する
現状の業務について、問題点や課題を明確にします。担当業務、担当者、作業にかかる時間、必要なスキルを整理し、業務の棚卸をおこないましょう。
2.課題を分析し問題点を洗い出す
現状の業務における課題や問題点を洗い出します。担当者以外は実施できない属人的な業務の有無や、重複している業務、時間がかかりすぎている業務はないかを確認します。
3.計画を立て、解決策を実施する
改善する業務が定まったら、それらの解決策に取り組む具体的な計画を作成しましょう。いつまでに何を、どのようにおこなうのか、無理のない計画を作成することがポイントです。作成した計画に沿って、解決策を実施します。
4.結果を確認し今後の改善点を検討する
解決策を実施した後は、期待通りの結果が出ているか、必ず効果の検証をおこないましょう。検証をおこない、今後の改善に向けたPDCAを回すことが大切です。
業務改善アイデアの出し方
業務改善アイデアをより多く出すには、まず、従業員がアイデアや意見を共有できる環境を整えることが大切です。環境が整った上で、さまざま手法を用いてアイデアを抽出します。
アイデア出しでよく用いられる手法は、以下の通りです。
| 手法 | 内容 |
|---|---|
| ブレインストーミング | グループで自由にアイデアや意見を発言し、それらを整理・統合して改善案を導き出す手法です。 発言は批判・否定しないことが基本ルールとされています。 |
| KJ法 | ブレインストーミングで出された意見やアイデアを、関連性の高いもの同士でグループ化します。 各グループのアイデアを整理・分析して、改善策を考える手法です。 |
| マインドマップ | 一つのテーマから、関連するアイデアやキーワードを展開していき、その全体像や構造から、新たな視点やアイデアを発見するための手法です。 なるべく素早く、単語で記述し、考えやアイデアを広げます。 |
| マンダラート | 3×3で構成される9マスの中心にテーマや目標を記載し、残りの8つのマスに中心テーマを達成するキーワードを入れて展開していく手法です。 全部で81マスにまで展開し、具体的な行動まで可視化できます。 |
| 逆張り思考法 | 自分の常識とは、あえて逆の思考や行動をした場合をイメージする手法です。 |
ほかにも、シックスハット法やオズボーンのチェックリストなど、多種多様な手法があり、状況に応じて試してみましょう。
業務改善や業務効率化に役立つアイデア
業務改善にはさまざまな方法がありますが、すべてを実施することで効果が出るわけではありません。どのような目的で、何を解決したいのかを決めた上で自社の組織や体制に合った方法を取り入れることが重要です。
ここでは、さまざまな業務改善や業務効率化に役立つアイデアを紹介します。ぜひ自社に合った方法を見つけ、取り入れてみてください。
業務の棚卸をおこない業務を見直す
業務の棚卸とは、日々の業務を洗い出し整理することを指します。組織の中で、いつ・誰が・どのような業務をおこなっているかを、Excelなどにまとめて一覧にし、見える化しましょう。
業務の棚卸をおこない現状の業務を見直すことで、作業が重複しているなどの無駄な業務を明確にできます。一部の担当者への業務負荷の偏りや、品質のムラを発見することも可能です。不要な業務や過剰な業務を見つけ出し、コスト削減や品実向上につなげられるでしょう。
また、業務の流れを見直すことで、効率的でスムーズなワークフローを構築できます。さらに、業務の無駄をなくすし、社員のやりがいを高めることもでき、モチベーションの向上が期待できるでしょう。
業務のフローチャートを作成する
業務のフローチャートとは、業務の手順や内容を図式化したものです。業務ごとにフローチャートを作成することで、業務の流れを可視化できます。
業務改善をおこなう中で、業務フローの中にある問題や課題の原因を特定することは非常に重要です。問題点を特定するために、現状の業務の流れや手順、内容をフローチャートとして作成し明確にしましょう。現状の業務のフローチャートが完成したら、そこから問題点を明確にし、業務フローを改善します。
フローチャートを作成することで、複雑な業務内容でも流れを理解できるため、業務効率化につながります。また、フローチャートを社内で共有すれば、他部署の関係者との業務連携もスムーズになるでしょう。
マニュアルを整備しクラウドで共有する
業務のマニュアルを整備することで、業務手順を統一させ、工数削減と生産性の向上につなげられます。作成したマニュアルをクラウド上で共有すれば、バージョン管理も容易になります。これにより、誤って古いマニュアルを参照するなどのトラブルを防ぎ、全員が最新版のものを確認できるようになり、業務品質を一定に保つことが可能です。
また、マニュアルを整備しておくことで、新人教育の際にもマニュアルを用いた指導ができます。口頭での説明のみではメモの取り忘れや伝え漏れが発生する可能性がありますが、マニュアルとして文字化されたものがあればそのような心配もありません。
さらに、マニュアルをクラウド上で管理する体制を整え、ペーパーレス化することで、紙で印刷する必要がなくなり、大幅なコスト削減にもつながります。
業務担当者の適正化
従来の業務割り当てを見直し、業務担当者を適正化することで、業務の効率化や社員のモチベーションアップにつながります。どのような人にも得意不得意があるため、各々の適性を把握しそれに合った業務配置をおこなうことで、個人のパフォーマンスを最大限引き出せるでしょう。
例えば、英語が得意な社員の場合、経理や総務などのバックオフィスではなく、海外とのやりとりが発生するような部署に異動させることで、得意を活かして働くことが可能です。コミュニケーションスキルが高い社員は営業職、分析に強い社員はマーケティング職などのように、各々の適性が発揮できる部署に異動させれば、高いパフォーマンスの発揮が期待できます。
業務の担当を変える場合は、人事担当者や部署の責任者と相談したり、各社員と話し合う場を設けたりする必要があります。会社や部署の状況や各社員の状態に合わせて、少しずつ調整していくことが重要です。
データベースの構築
データベースとは、データを格納・管理・検索するためのシステムのことで、大量のデータを効率よく管理するために使われます。データベースを構築することで、情報の蓄積や整理を自動化でき、作業時間を大幅に短縮できます。また、個別で管理されていた情報を集約しデータベース化することで、データ管理の一元化や情報の共有が可能となり、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、顧客情報や商品マスター、販売データなどをデータベースで管理すれば、情報を効率的に収集、分析、共有できます。必要な情報をすぐに取り出すこともでき、情報を分析したり、レポーティングしたりも可能です。
データベースの構築は、情報管理者の作業負担を大幅に軽減できるだけでなく、情報の集約にもつながり、各作業担当者の作業効率や生産性の向上が期待できるでしょう。
アウトソーシングを活用する
アウトソーシングとは、企業が外部の会社に一部の業務やサービスを委託することを指し、外部委託とも呼ばれます。業務の一部を外部の会社に委託することで、コストを削減したり、スキルを持たない業務を専門的な会社に任せたりできるため、自社で無理しておこなうよりも業務の効率化を図れるでしょう。
ルーティン作業の場合、自社内でおこなうよりもアウトソーシングに出す方が費用を抑えられる可能性があります。また、自社で新しく人を雇う場合は業務ができるようになるまでの教育コストも必要ですが、アウトソーシングの場合はそのようなコストは不要です。アウトソーシングを活用して、時間や人的なリソースが増えれば、本来取り組むべき業務への注力が可能となり、業務を効率化できます。
アウトソーシングを検討する際は、自社独自の業務なのか、誰がやっても同じ業務なのかを仕分けましょう。どの業務は自社でおこなうべきなのか、どの業務ならばアウトソーシングできるのかを分類することが重要です。
RPAを導入し業務を自動化する
RPAとは、コンピュータープログラムを利用して、人間がおこなうタスクを自動化する技術のことを指します。RPAはさまざまな業界で採用されており、データ入力や文書作成など、反復する作業をおこなう場合によく用いられます。
RPAを導入することで、人間が手作業でおこなっている作業を自動化でき、業務の効率化を実現可能です。また、エラーやミスを減らせるため、品質向上にもつながります。さらに、AIを搭載した高度なRPAでは単純作業だけでなく、機械学習により、ある程度の分析や判断が必要な業務でもおこなうことが可能です。
注意点として、RPAで何ができるかを詳しく知らずに導入してしまうと、導入のために労力がかかりすぎたり、使いこなせずにかえって業務効率が悪くなったりすることもあります。RPAでできることとできないことを理解した上でRPAを導入し、適切な運用フローを作成することで、大きな効果を得られるでしょう。
ツールの導入
最適なツールを導入することで、効率的に業務改善をおこなうことが可能です。ツールの導入が必要な理由として、労働人口の減少やテレワークの普及が挙げられます。
労働人口が減少して人材が不足すると、従来は2人でおこなっていた業務が将来的には1人しか人員を割けないようになることも考えられます。少ない人数で多くの業務をこなすためにも、業務効率化ができるツールの導入は必要です。また、多くの企業でテレワークが普及していることから、離れた場所からでも仕事ができるように、情報共有ツールや、コミュニケーションツールを導入することも重要です。
代表的なツールとして、プロジェクト管理ツールやチャットツールなどが挙げられます。また、業務品質の向上のためにチャットボットツールを導入する企業も増えています。
さまざまなツールがあるため、自社の課題や目的に合ったツールを導入するようにしましょう。
業務改善を成功させるためのポイント
業務改善をおこなうことで、業務の効率化や生産性の向上、コスト削減や社員のモチベーションアップを図ることが可能です。しかし、誤った方法を取り入れてしまうと、業務が煩雑になり従来の目的とは違う結果になってしまう恐れもあります。
ここでは、業務改善を成功させるためのポイントを紹介します。
効率化したい業務を明確にする
業務改善を実施する前に、効率化したい業務を明確にしましょう。まずは現状の業務の全体像を把握し、業務効率が低いと感じる部分や、エラー・ミスが多い部分などの業務における問題点を分析します。
次に、効率化したい業務の優先順位をつけましょう。そうすることで、改善するためのリソースを効率的に分配できます。改善することで得られるメリットや改善にかかるコスト、業務全体に対する影響の大きさなどを観点に優先順位をつけると良いでしょう。また、社員が抱えている問題やニーズも考慮した順位付けをすることで、社員の不満や不便を解消でき、モチベーションアップにもつながります。
あらかじめ効率化する業務を明確にし、優先順位をつけておくことで、効率よく業務改善を進められます。
マニュアルや資料を統一化する
業務改善を遂行していく中で、マニュアルや資料を統一するよう心がけましょう。
統一された形式で業務マニュアルや資料が提供されることで、誰もがすばやく業務の内容を理解できるようになります。また、内容や表現の一貫性が保たれ、社員が感じる矛盾や混乱を減らせます。
新たにマニュアルや資料を作成する際は、文字だけにするのではなく、フローや図表も挿入すると良いでしょう。また、作成後に文章をリライトしたり、レイアウトを変更したりすることで、わかりやすく読みやすいマニュアルを作成できます。
マニュアルや資料の統一化をおこなうことで、社員の業務への理解が早まるだけでなく、作業担当者の混乱を防ぐこともでき、業務効率化や生産性の向上につながるでしょう。
働く人に配慮しながら少しずつ進めていく
業務改善を進めていく上で、今までのやり方を変える場面もあります。しかし、実際に業務をおこなうのは現場の社員です。全体としての業務改善が叶ったとしても、社員にとっては自分の業務のやり方の変化に大きなストレスを感じてしまうこともあるでしょう。業務改善することによる社員への影響や、対策について考えることも重要です。
また、取り入れた解決策のすべてに効果があるとは限りません。そのため、自社に合ったアイデアを実施し、社員の意見もしっかりと聞いた上でPDCAを回していくようにしましょう。風通しの良い職場環境を作ることで、社員の働きやすさも向上します。
実際に働く人に配慮しながら、社員の意見も取り入れ、少しずつ業務改善を進めていくことが大切です。
前提を疑う
業務の中には、少なからず無駄な工程があると考えられます。「なぜこの業務をおこなうのか」を一度考えてみると、実際には必要なかったり、良い方法が見つかったりする可能性もあります。
例えば、異なる複数の部署でおこなっていた業務を、一つの部署にまとめた方が効率的に進められる場合もあるでしょう。また、極端に高い品質を求めていた業務が、実際にはそれほど影響を及ぼしていないことが判明する場合もあります。そうなれば、必要最低限の品質でその業務をこなし、ほかの重要な業務への時間を確保できるでしょう。
前提を疑うことは、今までの常識を破り、新たなイノベーションを生み出すきっかけになるのです。
業務改善や効率化を実施する際の注意点
業務改善をおこなっていく上で、すべての施策に効果があるとは限りません。自社に合わない施策を実施してしまうと、かえって業務が煩雑になったり、量が増えたりすることもあります。さらに、使いこなせないツールを導入することで、従業員の混乱を招く懸念も出てくるでしょう。
ここでは、業務改善や効率化を実施する際の注意点をいくつか紹介します。
必要な業務まで削減していないか
業務改善にあたり、必要な業務まで削減していないかを注意しましょう。
必要なさそうな業務に思える業務が、実は重要な役割を果たしている業務である可能性もあります。そのような業務を削減してしまうと、業務全体の効率が下がったり、業務が遂行できなくなったりしてしまう恐れもあります。
業務を削減する際は、個々の業務だけを見て業務を削るのではなく、全体への影響も考慮した上で削減するようにしましょう。また、削減することにより業務全体に悪影響が出ないかを事前に確認しておくことも重要です。
業務改善を実施する際は、必要な業務まで削ってしまわないよう、業務フローを作成して本当に不要なのかを考えるようにしましょう。削減して良いか判断が難しい場合は、現場の社員に意見を聞くことも有効です。
手間や工数が増えてしまっていないか
業務を改善しようとして、かえって手間や工数が増えてしまっていないかを確認することも重要です。従来の業務とは異なる方法を採用することで、作業量が増えてしまうこともあるでしょう。
例えば、使い慣れていないツールを導入した場合、最初に作業を覚えるコストが発生することは仕方がありません。しかし、そのツールを使用していくこと自体が、従来よりも運用コストがかかってしまうのであれば本末転倒です。
効率化のためのツールを導入するだけでなく、その後の使用状況や運用コストについて社員からフィードバックを得ることが大切です。
仮に手間やコストが増えてしまった場合、以前の方法に戻すか、新しい業務改善の方法を考えるようにしましょう。
ユーザーの満足度が低下していないか
業務改善をおこなったことで、ユーザー満足度が低下してしまっては意味がありません。
ツールを導入して業務を自動化した場合、使い慣れていないツールの操作でミスが発生することもあるでしょう。また、アウトソーシングに適さない業務を外部委託してしまった場合、提供するサービスの質が下がるリスクが考えられます。サービスの質の低下やミスの頻発は、ユーザーからの不満やクレームにつながるでしょう。
業務改善のための施策によってミスやクレームが発生し、その対応に余計に時間がかかってしまうようでは、施策を実施した意味がなくなります。
社内の業務効率化を優先したためにユーザー満足度が下がってしまわないよう、業務は常にユーザーファーストで考えることが大切です。
検証と改善を実施できているか
業務改善のための施策を実施した後で、効果を検証し、その後の改善に役立てることが重要です。
施策の振り返りをおこなわなければ、実施した過程で得られた気づきや良かったこと、改善すべきことに気が付きません。また、その施策を実施したことで得られた経験を活かすことも難しいでしょう。
施策の遂行が完了したら、その施策を実施するのにどれだけの工数がかかったか、実施する中でどのような気づきがあったか、実施後にどのような効果があったかを振り返りましょう。プロセスの振り返りと効果の検証をおこなうことで、社員に対する業務改善の意識づけができます。
長期的な視点になっているか
業務改善は、その場限りの短期的な結果を求めないよう注意が必要です。業務改善の結果が可視化されるには、一朝一夕にはいかず、時間がかかる場合も少なくありません。短期間だけ実施し、結果が出ないからといって辞めてしまっては、長期的な成果を得る機会を失ってしまいます。
例えば、複数の部署に関連する業務を効率化する場合や、業務の根本から考え直す必要がある場合に起こりがちです。業務改善を実行するまでに工数がかかったり、いくつもの打ち合わせを重ねる必要があったりするため、実施する前に「無理だ」と決めつけてしまうこともあるでしょう。
業務改善のアイデアを実行する際は、長期的な視点で考え、改善できる可能性がある場合は、粘り強く続けることが大切です。
業務改善で目指す目標は明確になっているか
業務改善をして何を達成したいのか目標が明確になっていないと、社員の業務改善に対するモチベーションが上がらず、想定していた成果が出ないこともあります。業務改善をするメリットや目標を全体に共有し、社員にやらされている感を持たせないよう注意が必要です。
また、ツールを使用する場合は、目標が明確でなければ、利用率が上がらず、成果が出ない場合も少なくありません。
業務改善の決定やツールの導入などは、管理職がおこなう場合がほとんどですが、実際に業務に落とし込むのは現場の社員です。現場の協力が得られなければ、そのアイデアは失敗に終わってしまうでしょう。必ず、業務改善で目指す目標を明確にし、社内全体への共有が成功へと導く鍵になります。
業務改善や業務効率化に成功した事例を紹介
実際に業務改善を実施した企業が、どのような状況で何を実施したらうまくいったのかを知りたいという方もいるでしょう。
ここでは、業務改善に成功したいくつかの企業の事例を紹介します。自社の状況に近いものがあれば、実施内容を参考にしてみてください。
チャットボット導入で繁忙期の残業時間削減に成功｜株式会社千成亭風土
株式会社千成亭風土は、滋賀県彦根市でオンラインショップや飲食店を展開している企業です。
注文数が増えることで受注処理が追いつかず、対応の抜け漏れが発生するという課題がありました。また、よくある質問をまとめたページを用意してもなかなか見てもらえず、問い合わせ件数が減らないという問題もありました。
そこで、受注担当者の負担を減らすためにチャットボットツールを導入し、問い合わせを自動化したことで、担当者の負担を大幅に減らすことに成功しています。さらに、繁忙期の残業時間を70時間削減でき、社員が早い時間に帰宅できるようになりました。
ユーザーとやり取りする機会が一番多い受注担当者の負担を減らすことで、ユーザーに寄り添ったサービスの提供が可能になった事例です。
参照：繁忙期の残業時間が70時間減りました！レポート機能はWebサイトの改善にも役立っています。
RPAの導入で10万時間分の業務を自動化｜ダイキン工業株式会社
ダイキン工業株式会社は、「空調」「化学」「フィルタ」を柱に多彩な製品とサービスを提供している企業です。
家庭向け電化製品を扱っている同社では、繰り返し作業の多いバックオフィス業務があり、それを自動化し生産性を高めたいと考えていました。そこで、年間10万時間の作業をRPA化することを目標にシステムを導入し、導入後約2年で目標に掲げていた年間10万時間の作業の自動化を達成しています。また、入力ミスの削減や属人化の解消、付加価値の高い作業への集中が可能になりました。
RPAシステムの大規模な導入をおこなったことで、さまざまな部門での作業効率化を実現することに成功した事例です。
参照：ダイキンがRPAで年間10万時間を自動化、対象作業で分かる全社展開のコツ
生産管理システムを活用し過去最高益を達成｜株式会社今野製作所
株式会社今野製作所は、油圧機器の製造や販売、板金加工事業などをおこなう従業員数40名ほどの企業です。
2008年のリーマンショックで売上が大幅に落ち込んだことをきっかけに、社内の生産管理システムや情報の共有方法が整っていないことに着目し、改善することを決めました。しかし、すべての生産形態に対応できる生産管理システムがなかったため、生産管理システムの自社開発をおこないました。
1年がかりで業務プロセスの見える化をおこない、生産管理システムの内製化に成功しています。IT化を進めたことで、従来の業務プロセスに内在していた無駄をなくし、見たいときに適切なデータを参照できるようになったことで、全社の生産性が向上しました。
参照：どん底の町工場が手組みの基幹システムでV字回復、過去最高益を出せたワケ
情報提供手法を改善し新卒採用課題を改善｜株式会社セプテーニ・ホールディングス
株式会社セプテーニ・ホールディングスは、デジタルマーケティングを柱に、マーケティング支援や漫画アプリの運営、その他新規事業など、さまざまな事業を展開している企業です。元々、新卒採用においてHR Techを活用しており、学生の情報を基にAIによって採用判断をおこなっていました。
同社では、新卒採用において説明会の理解度や、サイト上での学生が求める情報に不足がある可能性について課題を抱えていました。そこで、チャットボットの導入を検討します。個々に最適化された回答が表示されたり、気軽な回答にすぐに返答が返ってきたりするような製品を探していると、「さっとFAQ」に出会います。
管理機能や操作性が高いことから、さっとFAQを選定して最小の工数で運用を開始しました。さっとFAQとセプテーニグループ独自の人材育成技術と掛け合わせた「AI Assistant」を提供しています。
その結果、本番運用を開始後、2ヶ月で3,400コール（1コール：質問と回答の対）を超えました。今後は、説明会への参加を促進するなど、Q&Aの内容をブラッシュアップしていくと言います。
参照：株式会社セプテーニ・ホールディングス 様｜さっとFAQ
チャットボットの導入で問い合わせを削減｜株式会社テンダ
株式会社テンダは、ITによる業務やワークフローの改善・改革をトータルサポートするITソリューション事業を主軸におこなう企業です。マニュアル自動生成ソフト「Dojo」をはじめ、さまざまな製品をリリースしています。
同社では、複数ある製品にヘルプデスクを設けていましたが、製品・サービスの導入数増加に伴い、ユーザーからの問い合わせに対応する人員が不足していました。対応できるのは平日に限られるため、夜間や休日の問い合わせにも対応すべく、チャットボットの導入を検討します。
あることをきっかけに「さっとFAQ」を紹介され、簡単にチャットボットを作成できることやシナリオ機能で、複雑な質問にも回答可能な点に魅力を感じて導入しました。
導入後は、合計10時間で25の質問を作成します。操作性に優れていることから、システムの勉強時間を確保せずに運用を開始できました。運用開始6ヶ月で、平均4割の質問をさっとFAQが回答していることが判明。問い合わせ全体の約2割を削減でき、大きな効果を実感していると言います。
業務改善アイデアを実現するのに役立つツール
業務改善アイデアを実現するには、ITツールの活用がおすすめです。特に業務の効率化に優れているツールが多く、なかには無料で使えるツールもあります。
以下では、業務改善に役立つ代表的なツールを紹介します。現状の課題と各ツールの機能を比較して、どのツールが最適か検討しましょう。
チャットボット
チャットボットとは、「チャット」と「ボット」を組み合わせた言葉であり、ユーザーと自動で会話ができるツールです。チャットボットをFAQの代わりに利用することで、主に問い合わせ業務の自動化に役立ちます。
チャットボットには、大きく3つのメリットがあります。
- 問い合わせ業務の工数削減
- 人員や勤務時間の削減
- ユーザーの問い合わせに対する心理的ハードルを下げる
ヘルプデスクの人員不足や社内問い合わせの対応に課題を持っている場合に、チャットボットを導入することで、大きく業務を改善できるでしょう。また、相手がロボットであるため、ユーザーは気軽に問い合わせができます。業務効率を改善すると共に、ユーザーとの接点も増やせるでしょう。
弊社サンソウシステムズでは、月額1万円から導入できる「さっとFAQ」を提供しています。Excelから会話データを作成できるため、専門的な知識がなくても簡単に運用できるのが特徴です。
今では、30日間無料トライアルも実施しています。問い合わせ業務の改善を目指している方は、ぜひ一度試してみてください。
プロジェクト・タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールは、プロジェクトに関する情報を視覚的にわかりやすくすることで、業務の棚卸や優先順位をつけるのに役立つツールです。プロジェクトのスケジュールや進捗、関連データなどを共有でき、プロジェクトに関わる業務を最適化できます。メンバーの進捗状況が共有・確認できると、状況に応じて担当者を変更したり人員を投入したりと、フォローアップも可能です。
メールを主軸にコミュニケーションをおこなったり、情報を管理したりしている企業でよくあるのが、情報の埋没問題です。プロジェクト・タスク管理ツールでは、関連する情報やスケジュールがわかりやすく可視化できるため、情報共有にかかる工数が大きく省けるでしょう。
クラウドストレージサービス
クラウドストレージサービスは、メンバー間で必要データを共有するのに役立ちます。ファイル共有や編集が可能であるため、編集する度にわざわざ共有しなくても、メンバーは最新データを確認できます。
プロジェクトメンバーの変更や追加がある場合、その都度ファイルを共有するよりも、クラウドストレージにあらかじめファイルを保管しておく方が効率的です。
ストレージ容量によっては、無料で利用できるサービスもあります。機密情報や容量の大きいファイルの保管は、有料のサービスを利用すると安心です。
ペーパーレス化ツール
紙や印鑑などを使用していた稟議や承認フローをWeb上で完結できるツールです。わざわざ用紙を印刷したり、印鑑を押したりする必要がないため、作業をなくし、印刷にかかる費用を削減できます。
承認する担当者が出張の際やテレワークにおいて、特に役立ちます。承認にかかるスピードも早まるため、申請してから実行に移すまでの時間も短くなり、モチベーションも保ちやすいでしょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、メンバーとのチャットやビデオ会議ができるツールです。メンバー間とのコミュニケーションに特化しており、メールに比べてスムーズに意思疎通や情報共有が図れます。
コミュニケーションが円滑になれば、業務の遂行もスムーズになるでしょう。
自社にあったアイデアやツールを取り入れ業務改善を成功させよう！
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